用人单位制定的规章制度必须合法才能发生效力。根据我国《劳动合同法》和《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（一）》的规定，用人单位制定的内部规章制度得以作为审理劳动争议的依据，必须具备如下条件：

1、制定主体合法

制定主体必须具备劳动规章制度的法律资格，也就是说，只能由用人单位行政管理机关制定。

2、规章制度的内容必须依法制定

依法制定就是用人单位的规章制度的具体内容必须符合《劳动法》、《劳动合同法》及相关司法解释，不能与法律、法规相抵触。我国《劳动合同法》第4条第1款规定：“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有的劳动权利、履行劳动义务。”

3、规章制度的制定程序必须符合民主程序

规章制度必须经过职工代表大会或者其他民主程序通过，未设职工代表大会制度的用人单位，由股东大会、董事会等权利机构或者依相应的民主程序通过制定。这里的“民主程序”应当理解为“职工参与劳动规章制度的制定。我国《劳动合同法》第4条将用人单位的规章制度的制定程序的民主性列为规章制度具有法律约束力的首要要件，可见对此问题的重视。我国《劳动法》和相关法律法规并没有就企业规章制度的制定程序作出具体规定，《劳动法》第8条规定：“劳动者通过职工大会、职工代表大会或者其他形式，参与民主管理就保护劳动者合法权益与用人单位进行平等协商。”我国《劳动合同法》第4条第2款规定：“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表大会平等协商确定。”

4、用人单位制定的规章制度必须经过公示

规章制度必须要明确告知劳动者，用人单位未尽告知义务的，不能作为处理劳动争议案件的依据。用人单位规章制度的适用对象是本单位的全体职工和本单位行政的各个部分，所以它必须为单位的所有成员所知悉。“公示”就是企业规章制度制定后，尽到告知职工的义务。关于用人单位规章制度向劳动者公示的方法、形式、时限等具体问题，在我国劳动法律法规中均没有明确的规定。因此，在劳动争议案件中，规章制度是否已经向劳动者公示往往成为纷争的焦点之一。《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（一）》明确规定了用人单位规章制度向劳动者公示，是该项规章制度可以人民法院关于审理劳动争议案件依据的必备要件之一。我国《劳动合同法》第4条第4款规定：“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”明确告知劳动者可与有各种方式，如在劳动合同中约定，或者在职工守则、劳动手册中告知，或者提供一些告示牌来告知，形式不限，只要明确告知劳动者即可，如用人单位的规章制度虽符合国家法律法规，也通过民主程序，但用人单位没有尽到告知职工的义务，这样的规章制度没有效力。