对于采购企业来说，预付款是一种流动资产。企业预付货款时，应借记“预付款”科目。收到预购物资或商品时，应记入贷方帐户。补缴款借记账户，贷记“银行存款”账户；多缴的还款额贷记账户。

[例]公司预付给供应商的材料款总额为2万元，会计分录如下：

借方：预付款2万元

贷方：银行存款2万元

收到材料和专用发票时，为货物20000元，税金3400元，补缴3400元。会计分录的编制如下：

借方：材料采购20000

应交增值税（进项税）3400

贷方：预付款23400

借方：预付款3400

贷方：银行存款3400

预付款业务较少的企业也可以通过“应付账款”科目计算。企业预付货款时借记“应付账款”，收到货款后冲抵。但是，这样一来，“应付账款”的一些附属账户可能会有借方余额。期末，应付帐款明细账的借方余额作为资产负债表的资产项目列示，各明细账的贷方余额作为负债列示。

预付款业务较多的企业需要为每个客户建立明细账，列明预付款日期、购货规格、数量、预付款金额、到货日期、销货日期等。