在遇到特定事件触发实质性违约行为时，务必要先与合同对方进行深入而全面的沟通，以期取得他们的理解和认同，并且还需要承担起相应的违约责任。

同时，一定要尽快签署书面形式的终止合同协议，如果是通过中介服务机构来处理的话，那么确保三方都在场，并在书面终止合同协议上共同签名才算生效。在正式签署书面终止合同协议之前，务必要对合同失效时间、合同名称、合同编码以及需要终止的具体条款等重要信息进行详细而准确的标注，只有当双方或者多方完成签字确认程序后，这份协议才能正式生效。假如因为个人特殊原因（比如身处异地）等因素导致我们无法亲自出席签订书面终止合同协议，在征得对方同意的前提下，可以向他们提供书面授权委托书，委托他人代为办理相关事务。如果双方已经就违约以及签订书面终止协议等问题达成共识，并形成了口头约定，为了更好地保护自己的合法权益，建议采取适当的措施，例如保存录音资料、传真文件等证据，这样在将来可能出现的纠纷中，就能有效地保障自己的利益不受损害。

《中华人民共和国民法典》第五百六十五条【合同解除程序】当事人一方依法主张解除合同的，应当通知对方。合同自通知到达对方时解除；通知载明债务人在一定期限内不履行债务则合同自动解除，债务人在该期限内未履行债务的，合同自通知载明的期限届满时解除。对方对解除合同有异议的，任何一方当事人均可以请求人民法院或者仲裁机构确认解除行为的效力。当事人一方未通知对方，直接以提起诉讼或者申请仲裁的方式依法主张解除合同，人民法院或者仲裁机构确认该主张的，合同自起诉状副本或者仲裁申请书副本送达对方时解除。