1、进行任何交易，应当签署书面合同或者协议等法律文件，以备发生债权债务纠纷时有据可查。

2、履行交货或者付款义务时，应当取得收货单、送货单、收款收据等资料，这些资料是解决债权债务纠纷的重要证据。

3、保留交易对方的身份资料，比如企业营业执照复印件、个人身份证复印件等，以保证解决债权债务纠纷时能快捷地找到债务人。

4、债权债务受法律保护的诉讼时效为2年，从债权债务形成或者履行期限届满之日起计算，超过2年将丧失法律的强制性保护。

5、妥善保存一切债权债务资料，而且最大限度地保留原件。

一、起诉拖欠货款需要的材料包括哪些

1、证明债权债务关系存在的证据

交易合同、送货清单、收据、对账单、银行记录等都可以作为证明债权债务关系存在的证据。

2、证明债务人主体的身份资料

债务人是自然人的需要其身份证复印件、居住地址等。债务人是公司的最好有银行帐户。要特别注意公司更改名称和住所，使得债权人无法找到他们，借此逃避债务。有的公民也经常迁移住地户籍，时间长了就查无其人。所以债权人必须注意保留搜集债务人的信息资料。

3、要有最好有债务人的财产线索

很多债务人往往声称无还债能力，事实上却隐匿财产。为了防止胜诉后拿不到财产，应注意搜集债务人的财产线索。

二、合法讨债具备的条件有哪些

1、要有能够证明债务关系存在的证据。

借条、交易合同、送货清单、收据、银行记录、视听资料等等都可以作为证明债务关系存在的证据。

2、要有债务人起码的信息资料。现在公司之间的分立合并是很普遍的，不少公司借分立或者合并之机更改名称和住所，使得债权人无法找到他们，借此逃避债务。有的公民也经常迁移住地户籍，时间长了就查无其人。所以债权人必须注意保留搜集债务人的信息资料。债务人是公司的要保留搜集其经营证照复印件、银行帐户、公司法人或负责人及股东的个人信息等。债务人是自然人的要保留搜集其身份证复印件、工作单λ名称地址等。

3、要有债务人可供执行的财产利益线索。很多债务人往往声称无还债能力，事实上却隐匿财产。对于欠债的公司，获得其财务状况是比较困难的，但是可以大致了解其经营情况、了解其员工的收入状况；对于欠债的自然人，可以了解其单λ的其他职工的收入状况、了解其家庭的消费状况。

4、要注意诉讼时效的规定，制造、保留诉讼时效中断的证据。《民法典》规定向人民法院请求保护民事权利的诉讼时效期间为二年，法律另有规定的除外。从知道或者应当知道权利被侵害时起计算。