使用物业专项维修资金按照下列程序办理：(一)物业服务企业提出维修内容、施工单位、工程预算方案及资金申请额等相关事项;(二)业主委员会审核维修内容、施工单位、工程预算方案及资金申请额等事项后征求业主意见，同时将上述事项在物业管理区域内公示;(三)征得维修资金列支范围内专有部分面积占建筑物总面积三分之二以上且人数占总人数三分之二以上的业主同意后，由物业服务企业持申请表、工程预算方案及经业主委员会确认的征求业主意见表等资料，向维修资金管理机构提出申请;(四)维修资金管理机构经核实后，拨付核实额度百分之五十至七十的维修费用;(五)工程完工后，物业服务企业持具备法定资质的专门机构出具的审计报告书、业主委员会审核签章的施工承包合同、工程款及审计费发票、业主委员会验收合格证明等资料向维修资金管理机构申请拨付维修费用的余额。工程决算金额在一万元以内的，经业主委员会审核同意，可以免予审计。工程决算金额超出预算金额百分之二十以上或者一万元以上的，超出部分需按照使用程序重新申报。
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业主在房屋灭失时可以取回专项维修资金。专项维修资金是指专项用于住宅共用部位、共用设施设备保修期满后的维修和更新、改造的资金，不得挪作他用。因拆迁或者其他原因造成房屋灭失的，应将专项维修资金余额退还业主。业主可持本人身份证件、房地产权证注销证明等材料，到市管理机构办理个人账户注销手续提取剩余款项。
可以申请使用专项维修资金的情况包括。 1、屋面防水损坏造成渗漏的。 2、电梯故障危及人身安全的。 3、高层住宅水泵损坏导致供水中断的； 4、楼体单侧外立面五分之一以上有脱落危险的。 5、专用排水设施因坍塌、堵塞、爆裂等造成功能障碍，危及人身财产安全的。 6、消防系统出现功能障碍，消防管理部门要求对消防设施设备维修、更新和改造的。
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