《劳动合同法》第四条规定：“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。 用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。 在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。 用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。 另，根据相关法律规定，企业规定对员工罚款无依据可查 原《企业职工奖惩条例》规定了对于违反规章制度的职工进行罚款的权利，但2008年1月15日出台的国务院令第516号文明确废止了改条例，并规定以《劳动法》、《劳动合同法》代替。因此，现在企业行使处罚权的依据不复存在，如果企业仍将罚款作为对员工的惩处办法，可能面临相关条款被认定无效，不能作为处罚的依据，或者额外支付经济补偿金等一系列风险。因此，无论是从管理的有效性、实用性与科学性的角度来看，还是从合法性来看，用人单位都应当摒弃“罚款”这类简单粗暴的方式方法，而选用风险更小更利于促进用工和谐的管理模式。
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单位制定规章制度是指用人单位在有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的事项上制定规章制度。单位制定规章制度应当经单位职工代表大会或者全体职工讨论，通过与工会或者职工代表平等协商确定。
用人单位只有依据法律规定制定规章制建才是合法的。用人单位应依法保障劳动者合法权益，在制定、修改涉及劳动报酬、工作时间、劳保险福利、劳动纪律等方面的制度时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，或与工会或者职工代表平等协商确定。具体可分为三个步骤：员工代表大会或全体员工讨论、提出计划和意见、与工会或员工代表平等协商确定规章制度。
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