要妥善保管好合同的原件以及双方履行中往来的全部书面记录。

合同的原件保管是非常重要的，这不但是合同的履行的必要条件，更是索赔的最直接最有力的原始证据。如果企业把合同的原件弄丢，则会多企业索赔造成非常被动的局面，甚至会导致无法进行索赔。许多合同的内容是企业不愿意公开的，也有些合同中会涉及到商业秘密或者技术秘密。对这些合同的保管，格外显得重要，建议可由签订了保密协议的人员负责保管。合同原件保管多长时间，我认为越长越好，最短不应少于2年期限，这2年期限自合同履行完毕之日起计算。之所以是2年期限，主要是我国的民事纠纷期限也是2年。当然，有些合同2年期限显然过短，尤其是那些重要的设备、工程安装、工程施工合同、房屋买卖合同等等，这些合同的保管期限至少应等于或大于它的使用年限。

涉及合同签订或履行的重要电子邮件证据的收集要特别注意，我们不能擅自直接从邮箱下载删除，应尽量长时间的保存在邮箱服务器中，取证时需要由公证机关下载保存并打印，制作成公证书。涉及往来传真件必须及时复印加以保存。

仲裁证据保存的条件

（一）证据有可能灭失的危险。在仲裁程序中，有些证据如果不能及时收集、保存，就有灭失的可能，在仲裁审理中就无法有效发挥其作用，如证人因年老、疾病，有可能死亡；作为证据的物品有腐坏、变质或灭失的可能等，因此，证据有灭失的危险是申请证据保全的必要条件。

（二）证据存在有以后难以取得的情形。有些证据随着时间的推移虽不一定有灭失的危险，但存在有可能难以取得的情形。例如证人即将出国留学、定居，就会使证据在庭审时由于不能及时取得而使案件事实无法得到证明，因此，证据存在着以后难以取得的情形或因素是申请证据保全的前提条件。

（三）申请保全的证据是决定仲裁案件事实的主要证据，如果不及时保全将影响仲裁案件的处理。证据是证明案件事实的根据，证据的灭失或者难以取得将使得负有举证责任的当事人因无法举证而承担不利的法律后果。但是，在仲裁实践中往往对证明案件事实起主要作用或者决定性作用的证据，在面临有灭失或者以后难以取得的情形时才可以申请证据保全。如果证据不是主要证据或者对案件事实起决定性证明作用的证据，或者即使收集不到这些证据也不会影响案件的审理，就没有必要申请证据保全。