催款函的结构一般由标题和编号、催款和欠款单位的名称和账号、催收内容、处理意见、落款等五部分组成。

1、标题和编号

如果催收的是紧急的款项，可在标题前写上“紧急”二字。标题一般要注明编号，以便于查询和联系，并且一旦发生了经济纠纷而走上法庭时，它也是一份有力的凭证。也有的不编号

2、名称和账号

催款函要清楚、准确地写上双方单位的全称和账号。必要时，要写明催款单位的地址、电话及经办人的姓名，若是银行代办催款的，还必须写明双方开户银行的名称及双方账号名称和账号。

3、催收内容

这是催款函的主体部分，应清楚、准确、简明地写出双方发生往来的原因、日期、发票号码、欠款的金额及拖欠的情况，比便使受文单位明确情况，及时地交款。

4、处理意见

催款方在催款函上提出处理办法和意见。这种意见一般都是从以下三个方面予以说明：

(1)要求欠款户说明拖欠的原因。

(2)重新确定一个付款的期限，希望对方按时如数交付欠款。

(3)再次逾期不归还欠款将采取的罚金或其他措施。

5、落款

写明催款单位的全称，并加盖公章，然后注明发文日期。

欠款催收函的法律效力

1、欠款催收函可以有效的中断诉讼时效。

根据民事诉讼法规定，欠款的诉讼时效一般是3年，要是在还款期限届满3年内，债权人没有向债务公司催款的，法院就不再保护。也就是说，即使这时债权人向法院起诉，要求债务人还款的，一旦对方提取诉讼时效抗辩，法院就会驳回起诉或判决对方胜诉。但按规定，欠款催收函作为催款通知，是具有中止诉讼时效的法律效力的，这样可以延长诉讼时效，让债权人可以灵活决定起诉时间。

2、欠款催收函能表明债权人已经履行了相应告知、给予合理期限的义务。

按规定，在债务人逾期没有还款的，债权人一般应当履行通知义务，并给予合理期限后，债务人仍没有还款的，才可以起诉债务要求还款。

3、欠款催收函是一种快速、实惠的欠款催收方式。

欠款催收函越是正式，就表明债权人越重视此事，如是律师出具的专业欠款催收函，会让债务公司认为事情已上升到法律层面了，就会更慎重进行处理的，极大提高了回款的可能性。