行政机关负责人不能出庭的情形包括不可抗力、意外事件、需要履行他人不能代替的公务等。

《最高人民法院关于行政机关负责人出庭应诉若干问题的规定》

第八条有下列情形之一的，属于行政诉讼法第三条第三款规定的行政机关负责人不能出庭的情形：

(一)不可抗力；

(二)意外事件；

(三)需要履行他人不能代替的公务；

(四)无法出庭的其他正当事由。

《中华人民共和国行政诉讼法》

第三条人民法院应当保障公民、法人和其他组织的起诉权利，对应当受理的行政案件依法受理。

行政机关及其工作人员不得干预、阻碍人民法院受理行政案件。

被诉行政机关负责人应当出庭应诉。不能出庭的，应当委托行政机关相应的工作人员出庭。

一、行政诉讼时效是多久，时效会过期吗

《行政诉讼法》规定公民、法人或者其他组织直接向人民法院提起诉讼的，应当自知道或者应当知道作出行政行为之日起六个月内提出。法律另有规定的除外。

因不动产提起诉讼的案件自行政行为作出之日起超过二十年，其他案件自行政行为作出之日起超过五年提起诉讼的，人民法院不予受理。公民、法人或其他组织，直接向人民法院提起行政诉讼的，应当在知道具体行政行为之日起3个月内提出。但法律另有规定的除外。

1、公民、法人或者其他组织向行政机关申请复议的，复议机关应当在收到申请书之日起两个月内作出决定。法律、法规另有规定的除外。申请人不服复议决定的，可以在收到复议决定书之日起十五日内向人民法院提起诉讼。复议机关逾期不作决定的，申请人可以在复议期满之日起十五日内向人民法院提起诉讼。法律另有规定的除外。

2、公民、法人或者其他组织直接向人民法院提起诉讼的，应当在知道作出具体行政行为之日起三个月内提出。法律另有规定的除外。

3、公民、法人或者其他组织因不可抗力或者其他特殊情况耽误法定期限的，在障碍消除后的十日内，可以申请延长期限，由人民法院决定。

行政诉讼时效会过期，行诉法规定的一般诉讼时效为六个月。法定诉讼时效即法律有规定的诉讼期限从其规定。中国行政法律所规定的行政起诉期限有5天、10天、15天、30天等不同期限的规定。