(1)记账凭证差错更正
根据《基本会计准则》的要求,记账后记账凭证差错有三种具体的更正方法。
对于科目错误但金额正确的记账凭证,先用红色填写记账凭证,用于抵销原错误记账凭证,其摘要为“取消××年××月××日×”凭证,再用蓝色填写正确的记账凭证,即“修改××年××月××日×”凭证。
如果金额错误,且科目名称和借贷方向没有错误,则有两种情况:对于实际金额小于应计金额的会计凭证,按差额用蓝色填写会计凭证,汇总为“补发凭证号××年×月×日×”的记账凭证,对于实际发生额大于应计金额的记账凭证,按差额填红记账凭证,汇总为“核销凭证号××年×月×日超额金额”。
以前年度记账凭证的差错,主要是会计差错或金额差错,更正后的记账凭证应以蓝色填写,并汇总“凭证号××年×月×日更正”。例如:2013年12月28日的168号付款凭证中,管理费用金额为3600元,记账时误记6300元,则生成红色记账凭证,其摘要应为“更正2013年12月28日第168号支付凭证的超额金额”。
更正错误记账凭证应注意两点:一是更正原年度错误时,可直接将摘要写成“×月×日×凭证”;更正上一年度错误时,必须在“×月×日”前加“××年”字。
其次,取消、更正或调整错误的记账凭证时,应在已更正的记账凭证下方手工标注“凭证已于年月日更正”字样,表示该凭证已更正,以免重复更正。
(2)编制复杂经济业务摘要
复杂经济业务一般涉及多个会计科目,多为复合会计分录,具体表现为一贷多贷、一贷多贷,甚至多贷多贷。
对于复合会计分录,原则上要求每个经济业务准确对应一个摘要,而不是一般使用同一个摘要。比如a企业的赵某借了5000元钱去济南参加交易会。他回来还款时显示,差旅费1800元,摊位费1200元,购买一件材料1700元,结余300元。
汇总栏应根据各经济业务对应的会计分录填写正确的会计凭证:“赵报济南差旅费”、“赵报展位费”、“赵购物资”、“赵还贷款”。那么正确的会计分录是:
借方:管理费-差旅费1800
销售费-展位费1200
材料采购(或原材料)-材料1700
库存现金300
贷方:其他应收款-赵5000
如果会计凭证一般写为“赵报差旅费”,对应的会计分录如果有错误就会失效,例如:
借:管理费-差旅费4700
库存现金300
贷:其他应收款-赵5000
显然,上述会计分录有问题,因为它不能正确反映经济业务的真实情况。如果我们按照正确的会计分录记账,则会计账簿中的“销售费用”和“材料采购(或原材料)”明细账与“赵报差旅费”的汇总相对应。会计人员或审计人员自然会有疑问:既然是报销差旅费,如何将其记入“销售费用”和“材料采购(原材料)”账目,是否有误?因此,一般摘要不规范,给以后的复核、记账、审计等一系列会计工作带来不便。(3)笔者认为,在会计工作实践中,以下几类经济业务也是典型的。
首先,差旅费业务:写为“XX借差旅费”、“XX报销XX往返XX(目的地)”的差旅费。第二是办公用品采购业务:根据所采购办公用品的数量和价值,分别编制“XXX购买一批办公用品”、“XXX购买一张办公桌”或“XXX购买办公桌等办公用品”三种不同的摘要。
三是收付款业务:“XX支付XX公司的物料”,“XX接收XX单位的产品”。
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