1、合同文档管理可以以年代结合项目性质进行分类编号。2、保存的合同文档每半年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任。3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单。4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具,以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。5、各分公司、各部门员工可在合同档案管理组查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须经分公司、部门主管领导签字同意后,方可在合同管理组办理相关借阅手续,以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。6、合同文档的保存条件:防火,防潮。7、合同文档必须专人负责管理。
合同归档管理流程
具体流程是:一、合同交由企业档案管理部门进行归档;二、合同登记的项目应由企业的业务部门与归档部门一同汇总,共同完成登记工作;三、对合同进行扫描,留存合同电子版;四、建立客户档案信息;五、建立客户评价系统;六、定期对合同进行汇总、整理。
《中华人民共和国民法典》第四百六十五条依法成立的合同,受法律保护。
依法成立的合同,仅对当事人具有法律约束力,但是法律另有规定的除外。
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