1、合同文档管理可以以年代结合项目性质进行分类编号。

2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。

3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。

5、各分公司、各部门员工可在合同档案管理组查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经分公司、部门主管领导签字同意后，方可在合同管理组办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

6、合同文档的保存条件：防火，防潮。

7、合同文档必须专人负责管理。

一、建筑工程合同的签订流程

1、公司合同预算部严格按照招标文件相关条款、参照建设部印制的示范文本起草建筑安装施工合同，参与合同谈判，组织会签；参加对合同履行的评价。

2、合同预算部负责合同的商务条款，确认待签合同与审批调整建议的一致性；

3、工程部负责审核工程合同的各项技术条款；

4、物质采购部负责审核工程合同的各种材料（设备）采购与供应条款。

5、财务部审核合同付款、发票纳税等相关财务有关条款。

6、法律顾问负责分析判断合同风险、与法律相关内容的相关条款。

7、主管领导负责合同整体审核。

8、总经理审定批准。

（一）、合同预算部负责合同的起草、谈判和组织会签。合同应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确，应包括：

1、合同名称；

2、甲乙方名称及地址，经办人联系电话；

3、甲乙方法定代表人或其合法代理人签字、合同专用章；

4、合同签订日期；5、标的（内容）；6、数量、质量；

7、价款或酬金（工程计价方法、工程款支付方式）；

8、履约方式、地点、费用的承担；

9、违约责任（甲乙方权利和义务）；

10、生效、失效条件；

11、争议解决的方法；

12、合同的份数及附件；

13、保密条款（视合同性质需要）；

14、质量保修协议书；

15、安全协议书；

16、廉政协议书。

合同预算部填写《合同审批单》、合同摘要并附合同文本，合同业务单位（施工单位）营业执照和相关资质复印件加盖公章，法定代理人授权委托书原件，按权限审核报批；

合同审批原则上应按顺序依次执行，遇特殊情况下可临时调整次序，但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意。

（二）、各部门合同审核的重点如下：

1、合同预算部审核合同文字和结构、价款及价款调整（投标文件的经济标或项目价款计算书作为合同附件）、合同款支付、变更、签证、结算、奖惩等与项目成本有关的条款；

2、工程部门审核合同的工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、保修等条款；

3、物质采购部审核材料（设备）的采购与供应的型号、数量、达到时间、装卸货责任、质量保证金等条款。

4、财务部审核签约公司名称、合同价款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款；

5、法律部门（或法律顾问）分析判断合同风险、与法律相关的内容，包括但不限于：变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款；

6、主管领导对合同及以上部门的意见进行整体审核；7、总经理整体审核。

（三）、合同的签署、盖章和执行

1、合同原则上由对方先签字盖章；

合同按照规定审批顺序全部完成后，由合同预算部按照审批意见和即将最终签字、盖章的合同文本对照，有添加或需要修改的及时更正，确认无误后，按照公司印章使用管理规定办理签字盖章手续；

2、合同存档、备案：合同签订一周内，合同正本原件及副本原件全部交行政办公室存档，合同副本复印件交合同预算部、工程部、物资采购部、财务部、及合

同执行部门留存使用；合同原件严禁外借（项目报建、报批除外）。

3、合同执行部门在合同履行过程中应注意：涉及工期、造价、质量的决定应以书面形式记录和确认。涉及双方往来函件，如以公司名义发出时应以法律规定的有效方式发送，并要求对方签收并保留发出的凭证。

4、合同执行过程中，合同预算部应及时对合同履行情况进行监督检查，并定期对合同执行情况进行分析，做到心中有数；

5、原则上公司不办理先施工后补合同的程序。

（四）、合同变更、转让及解除

1、合同变更、转让及解除必须采用书面形式；

2、变更合同范围和付款条件、转让合同义务、解除合同的应采用补充合同的形式；

3、变更、转让或解除后合同，执行部门应在一周内完成修改、存档和通知，方式和范围同合同存档、备案的相关规定。各部门应对原合同文本进行标示，以免错误的执行原合同。

二、软件著作权登记需要什么材料？

合作开发的软件进行著作权登记的，可以由全体著作权人协商确定一名著作权人作为代表办理。著作权人协商不一致的，任何著作权人均可在不损害其他著作权人利益的前提下申请登记，但应当注明其他著作权人。

申请软件著作权登记的，应当向中国版权保护中心提交以下材料：

1、按要求填写的软件著作权登记申请表；

2、软件的鉴别材料；

3、相关的证明文件。

软件的鉴别材料包括程序和文档的鉴别材料。

程序和文档的鉴别材料应当由源程序和任何一种文档前、后各连续30页组成。整个程序和文档不到60页的，应当提交整个源程序和文档。除特定情况外，程序每页不少于50行，文档每页不少于30行。