索赔函回复主要是针对对方的索赔函的内容，按照己方的观点，逐项进行回复，包括理由和结论。可参考以下范文：

《索赔回复函》

以下属54＃、55＃楼在建桩基础工程施工阶段发生的四项单项索赔，同时处理则可以定义为一揽子索赔，甲乙双方应以法律法规及合同约定协商解决。

承包单位提出索赔：

1、土方开挖未提供详细管网分布图，造成承包商在施工作业区域内不能采取积极有效保护措施或无作业面致使停工。

2、增加人防工程承包商已在进行桩基础工程量70％（8．25）后接到通知，至9月10日完成自搅拌砼浇灌后停止大面施工；后留两个班组（4人）于54＃挖桩至10月14日下午完成商品砼浇灌，后期停工至11月5日下午铺路、着手土方外运。即大面停工时间段为9月10日至10月13日，10月15至11月4日。

以上事实客观存在，我方认为承包商可提出工期索赔及合理适当的管理、器械租货投入费用索赔。

业主提出反索赔：

1、在桩基础施工过程中，由于承包商的质量行为造成桩成品砼标号等级降低，带来设计变更及工期滞后。

2、开工后承包商不依据甲乙双方订立合同、不服从管理及时报送方案、进度计划、质量报表、测量成果及办理开工报告等，造成管理混乱。

以上业主亦有理可依、有据可查，我方认为承包商应对以上事项作出必要解释并承担违约赔偿责任。

北京ＸＸＸＸ有限责任公司

200Ｘ年Ｘ月Ｘ日

在实践中，您应该在回复函中，针对对方的索赔内容和依据一一进行回复，在回复中要注意有理有据，还可以提出自己的反索赔，也可以要求和对方再行商榷。如果您遇到合同纠纷。

一、工程索赔期限

工程索赔的时限是指各类标准施工合同通用条款中规定的，或者是承发包双方在施工合同中约定的提出索赔的时间限制。

《建设工程施工合同2013年示范文本》第19．3条，规定的索赔时限是28天。《标准施工招标文件2007年版》第23．1条，规定的索赔时限也是28天，同时，还进一步规定，承包人未在28天内提出索赔请求的，即丧失要求追加付款和延长工期的权利。类似超过索赔时限即丧失索赔权利的约定，也常见于承发包双方签订的施工合同之中。

索赔程序：

1．提出索赔要求当出现索赔事项时，承包人以书面的索赔通知书形式，在索赔事项发生后的28天以内，向工程师正式提出索赔意向通知。如果超过这个期限，工程师和业主有权拒绝承包人的索赔要求。

2．报送索赔资料在索赔通知书发出后的28天内，向工程师提出延长工期和（或）补偿经济损失的索赔报告及有关资料。如果超过这个期限工程师和业主有权拒绝承包人的索赔要求。

3．工程师答复工程师在收到承包送交的索赔报告有关资料后，于28天内给予答复，或要求承包人进一步补充索赔理由和证据。

4．工程师逾期答复后果工程师在收到承包人送交的索赔报告的有关资料后28天未予答复或未对承包人作进一步要求，视为该项索赔已经认可。

5．持续索赔当索赔事件持续进行时，承包人应当阶段性向工程师发出索赔意向，在索赔事件终了后28天内，向工程师送交索赔的有关资料和最终索赔报告，工程师应在28天内给予答复或要求承包人进一步补充索赔理由和证据。逾期未答复，视为该项索赔成立。

6．仲裁与诉讼在认真分析研究并与承包人、业主广泛的讨论后，工程师应向承包人和业主提出自己的《索赔处理决定》。工程师的《索赔处理决定》不是终局性的，对承包人和业主都不具有强制性约束力，如果工程师坚持对索赔的答复，承包人或发包人不能接受，即进入仲裁或诉讼程序。