打印机使用与商业秘密保护

2024-05-24 21人已浏览

张神兵律师合伙人

广东律参律师事务所

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打印机使用与商业秘密保护大部分的现代化公司都使用公用的打印机，并且将打印机、复印机等器材放在一个相对独立的空间里，因此，当打印有关企业秘密信息的文件时，由于打印机离打印人员有一定距离，打印人员点击打印键后再走到打印机旁需要几秒钟时间甚至更多，但即使在这么短的时间内，企业其他职员也很有可能在第一时间看到了打印的文件。多一个人知道企业商业秘密就多一分泄密的危险。因此，企业应重视打印机可能造成的泄密，采取有效措施。 1、配备专用打印机。对掌握企业商业秘密的人员特别是企业高级管理人员，配备专用打印机，可以避免打印文件内容被他人知悉。由于信息一旦被不相关人员知悉，就不像电脑删除文件一样简单了，很可能这一信息就会成为要挟公司的砝码或竞争对手的有利武器。 2、若企业给掌握商业秘密的所有人员全部配备打印机有困难，可以将这些掌握商业秘密的人员的打印机与普通员工的打印机分开，并放置于单独房间。这样可以尽可能的减少不相关人员接触到商业秘密。同时，如果在该房间内配备摄像头，那么，即使商业秘密被不相关人员知悉，也容易查出，这样，对误知悉企业商业秘密人员有警示作用。 3、若使用公用打印机，先查看公用打印机边是否有不相关人员，若没有，在开始打印后，应立即亲自到打印机旁等候。若有多份文件，多次点击打印会有一定等候时间，宜分别打印。若不愿亲自去等候打印输出，也可以让身边亲近的人替你去等候输出，并告知其保密。对于一些不是很急的文件，也可以选择在中午休息时间或其他人尚未上班或已下班后打印。 4、有时，打印机会因缺纸而无法正常输出或出现故障，打印人员对这一情况不可置之不顾，应查明原因，确保不使载有商业秘密的文件失控。因为要是打印人员忽略了这一细节，在重新添加纸张或修复后，文件很可能被输出，这时，泄密的危险很高。有些打印人员因文件修改而多次打印，千万要将废弃的打印文件一并收回，不可遗留在打印室或随意抛弃。 5、对废弃的打印纸不要重复利用。许多企业为了节约，往往使用打印过的纸的背面重复打印，并且有的企业的高层带头使用打印纸背面进行重复打印，企业员工也往往以节约用纸为荣。节约固然是一种好习惯，但节约不当，会给企业造成重大损失。各部门的打印件可能包括客户信息，业务往来信息，财务信息，技术合同信息及其他各式各样的秘密信息，这些都是公司重要的秘密，让不相关的人员知悉会增加泄密的风险。因此，企业应明确规定并要求员工不得用企业废纸重复打印。总之，上述措施的目的是限制商业秘密知悉范围，避免商业秘密被不相关的人员知悉，以实现保护商业秘密的最终目的。

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