催款函的结构一般由标题和编号、催款和欠款单位的名称和账号、催收内容、处理意见、落款等五部分组成。 １、标题和编号 如果催收的是紧急的款项，可在标题前写上“紧急”二字。标题一般要注明编号，以便于查询和联系，并且一旦发生了经济纠纷而走上法庭时，它也是一份有力的凭证。也有的不编号 ２、名称和账号 催款函要清楚、准确地写上双方单位的全称和账号。必要时，要写明催款单位的地址、电话及经办人的姓名，若是银行代办催款的，还必须写明双方开户银行的名称及双方账号名称和账号。 ３、催收内容 这是催款函的主体部分，应清楚、准确、简明地写出双方发生往来的原因、日期、发票号码、欠款的金额及拖欠的情况，比便使受文单位明确情况，及时地交款。 ４、处理意见 催款方在催款函上提出处理办法和意见。这种意见一般都是从以下三个方面予以说明： （１）要求欠款户说明拖欠的原因。 （２）重新确定一个付款的期限，希望对方按时如数交付欠款。 （３）再次逾期不归还欠款将采取的罚金或其他措施。 ５、落款 写明催款单位的全称，并加盖公章，然后注明发文日期。
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①查询：催款函可以及时了解对方单位拖欠款的原因，沟通信息，以便采取相应的对策和措施，协调双方的关系。②催收：债权方为了加速资金流动以及合理周转，扩大再生产，会对债务有意或无意拖欠付款的行为采取催款措施。通过催款可以及时追回拖欠款，尽可能避免或减少经济损失。③凭证：如果由于拖欠付款给债权方造成了实际经济损失，催款函又可以起到记载凭证作用，即当催款单位在想有关方面提出追查对方的经济责任时，催款函可以作为一种有力的凭证。
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