通常由标题、称谓、正文、结语、署名与日期五部分构成。在辞职信第一行正中写上辞职信的名称。一般辞职信由事由和文种名共同构成，即以“辞职信”为标题。标题要醒目，字体稍大。要求在标题下一行顶格处写出接受辞职信的单位组织或领导人的名称或姓名称呼，并在称呼后加冒号。正文是辞职信的主要部分，正文内容一般包括三部分。首先要写出书信辞职的内容，开门见山让人一看便知。其次叙述递交书信辞职的具体理由。该项内容要求将自己有关辞职的详细情况一一列举出来，但要注意内容的单一性和完整性，条分缕析使人一看便知。最后要写出自己递交辞职信的决心和个人的具体要求，希望领导解决的问题等。结尾要求写上表示敬意的话“此致敬礼”，意思非常明白：在此给您敬礼。”此致敬礼“的两种写法第一种写法：在正文之下另起一行空两格写“此致”，“敬礼”写在“此致”的下一行，顶格书写。要注意的是，“此致”后边不加任何标点，因为这句话未完。“敬礼”后加惊叹号，以表示祝颂的诚意和强度。第二种写法：正文后紧接着写“此致”（其后不加标点），另起行顶格写“敬礼！”此处“敬礼”的顶格，呼应于起首对收信人的称呼，是古代书信“抬头”传统的延续。古人书信为竖写，行文涉及收信人姓名或称呼，都要把对方的姓名或称呼提到下一行的顶头书写，以示尊重。它的基本做法，为现代书信所吸收。辞职信的落款要求写上辞职人的姓名及递交辞职信的具体日期。
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普通员工辞职信要包括标题、称呼、正文、结尾和落款。标题即为辞职信题目，写在第一行中间。标题的下一行要写上对领导或者公司的称呼。正文是最重要的一部分，首先要写出辞职书信的基本内容，然后要写明递交辞职申请书的具体理由，最后要写自己申请辞职的决心和个人的具体要求。
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