1。便于集中管理和处理，防止信件丢失或送信矛盾。

2。有利于证据的收集和保全。

3。有利于统一决策。重要信件必须经法律人员核对后发出。

相关法律知识：

中华人民共和国建筑法第五十七条建筑设计单位对设计文件中选用的建筑材料、建筑构配件、设备，不得指定生产厂家或者供货单位。第五十八条建筑施工企业对工程施工质量负责。施工企业必须按照工程设计图纸和施工技术标准进行施工，不得偷工减料。工程设计的修改由原设计单位负责，施工企业不得擅自修改工程设计。第五十九条建筑施工企业必须按照工程设计、施工技术标准和合同约定对建筑材料、建筑构配件和设备进行检验，不合格的不得使用。第60条在建筑物合理使用年限内，必须保证基础工程和主体结构的质量。

建筑工程竣工时，屋面、墙面不得有渗漏、开裂等质量缺陷；施工企业对发现的质量缺陷，应当进行修补。第六十一条交付竣工验收的建设工程，必须达到规定的工程质量标准，具有完整的工程技术经济资料和签订的工程保修书，并具备国家规定的其他竣工条件。建筑工程竣工验收合格后，方可交付使用；未经验收或者验收不合格的，不得交付使用。第六十二条建设工程实行质量保证体系。