证人出庭作证之法定义务由来已久，我国二十世纪八十年代初制定的民事诉讼法第七十条规定早已明确要求，凡是知道案件情况的单位和个人，都有义务出庭作证。有关单位的负责人应当支持证人作证。此规定之必要性显而易见：证人所提供的证言完全是根据其亲身体验而作出的，非他人所能代替。而且，只有其出庭作证，当事人才能对其展开询问与反询问，以便质证能够充分而深入地进行。如果证人仅仅向法庭提供书面证言，则一旦对方当事人就书面证言提出有力的质疑或反驳意见，由于证人不在场，其他当事人很难作出确切的说明或解释，往往使书面证言的可信性和证明力受到削弱或者难以确定，对审判活动的正常进行亦有不良影响。此规定在行政诉讼中亦具有可适用性，然而，这种适用只是参照适用，并不具有强制性，加之人们法律意识不强，证人出庭之义务在行政诉讼中未引起包括司法机关在内的社会各方面的重视，这对行政审判的质量乃至行政诉讼制度的发展都有一定的消极影响。基于此，《证据规定》第四十一条承袭了《民事诉讼法》第七十条规定的内容，将证人出庭作证义务引为行政诉讼的正式规范，使其具有更明确的规范效力。

但在某些特定的情形下，要求证人出庭或者没有必要，或者事实上、法律上不可能，或者会损害更大的合法利益和价值，因此证人出庭作证义务并不具有绝对性，此时法庭允许证人不出庭，而代之以提供书面证言之举动，理应得到法律支持，《证据规定》第四十一条即为此提供了支持。根据该规定，在以下五种情形下，经法院准许，当事人可以提供书面证言：

当事人在行政程序或者庭前证据交换中对证人证言没有异议的。法律要求证人出庭的目的在给对方当事人就证人证言提出质疑和反驳的机会，以保障质证的效果。如果对方当事人在行政程序或者庭前交换证据中对证人证言没有异议，则法律目的确已达到，再就证人证言进行质证，没有任何实质意义。

证人因年迈体弱或者行动不便无法出庭的。证人出庭的义务与公民生命健康权相比较，显然后者具有更重要的价值，在两者不能兼得的情况下，后者应当受到法律的优先保护，不宜要求其履行出庭作证的义务。

证人因路途遥远、交通不便无法出庭的。从合理性的观点看来，要求证人出庭作证不能给其造成过重的负担。如果证人因路途遥远、交通不便而无法出庭，则证人不可出庭作证。

证人因自然灾害等不可抗力或者其他意外事件无法出庭的。在这种情况下，由于证人出庭作证在客观上不具有可能性，要求其出庭显系强人所难，有违法律精神。

证人因其他特殊原因确实无法出庭的。以上列举的四种具体情形系对实务归纳的结果，并未按周延的逻辑进行分类，不可能将所有应当纳入规范的对象尽列其中，为了适应审判实践发展的需要，避免出现规范漏洞，故设此兜底条款，以付实用。