在公安机关向相关机构或人员调取证据的过程中，应经过其办案部门主管领导的批准，并遵循程序，开具一份详实的调取证据通知书，明确告知需调取的证据以及需要对方提供的具体时间期限。对于被要求调取证据的单位或个人，及其负责处理此事的工作人员，以及拥有相关证据的个体，都必须在通知书上签字或加盖公章确认，如拒绝配合，公安机关应在此类情况下予以详细记录。在某些特定情况下，为了保证证据内容及其获取过程的准确无误，有必要通过录音录像等技术手段将相关信息进行电子化固定。

《公安机关办理刑事案件程序规定》第六十二条公安机关向有关单位和个人调取证据，应当经办案部门负责人批准，开具调取证据通知书，明确调取的证据和提供时限。被调取单位及其经办人、持有证据的个人应当在通知书上盖章或者签名，拒绝盖章或者签名的，公安机关应当注明。必要时，应当采用录音录像方式固定证据内容及取证过程。