依据我国相关法律的规定，政府采购人进行采购活动时，会产生非常多文件的，采购人要对文件进行保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。依据我国相关法律的规定，采购人、采购代理机构对政府采购项目的文件要妥善保存，采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。

一、制度授权审批制度

授权审批制度是企业应当对采购与付款业务建立严格的授权批准制度，明确审批人员对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限；经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务；对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。对于重要的和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。

二、集采和自采的区别

集中采购的范围由省级以上人民政府公布的集中采购目录确定。属于中央预算的政府采购项目，其集中采购目录由国务院确定并公布；属于地方预算的政府采购项目，其集中采购目录由省、自治区、直辖市人民政府或者其授权的机构确定并公布。采购未纳入集中采购目录的政府采购项目，可以自行采购，也可以委托集中采购机构在委托的范围内代理采购。自行采购是通过了政府采购审批方式，允许自采的，就是自行采购。

三、采购一定要唱标吗

询价采购是否需要唱标，需根据采购人是否为政府机构决定，具体如下：如果是政府采购行为，询价采购不需要唱标，但必须由招标人按法律要求，组织询价小组开展该行为。如果是政府采购行为以外的行为，按照该组织机构自身的管理制度进行询价，不受政府采购法约束，需不需要唱标看组织机构的制度。