(1)专人负责。

由于某月结完账后将不能再输入和修改该月的凭证，所以使用会计软件时，结账工作应由专人负责管理，以防止其他人员的误操作。

(2)结账前应检查该月的所有凭证是否均已记账、结账日期是否正确、其他相关模块的数据是否传递完毕，以及其他结账条件是否完备。

若结账条件不能满足，则应退出结账模块，检查当月输入的会计凭证是否全部登记入账。只有在本期输入的会计凭证全部登记入账后才允许结账。

(3）结账必须逐月进行，上月未结账不允许结本月的账。

若结账成功，则应做月结标志，之后不能再输入该月的凭证和记该月的账;若结账不成功，则恢复到结账前的状态，同时给出提示信息，要求用户做相应的调整。

(4)年底结账时，系统自动产生下年度的空白数据文件

(即数据结构文件，包括凭证临时文件、凭证库文件、科目余额发生额文件)，并结转年度余额，同时自动对“固定资产”等会计文件做跨年度连续使用的处理。

(5)跨年度时因年终会计工作的需要，会计软件允许在上年度未结账的情况下输入本年度1月份的凭证。

企业可以根据具体情况，将结账环境设置为“在上年未结账的情况下不允许输入本月的凭证”。