（一）工地(地盘)会议记录和有关工程的来往信件；

（二）各种施工进度表，包括发包人代表和分包编制的进度表；

（三）施工备忘录(日记)，在施工中发生影响工期和索赔有关的事项，都要及时做好记录；

（四）做好建筑师和工程师的口头指示记录，及时以书面形式报告建筑师予以承认；

（五）工程照片需有专人管理：照片都应标明拍摄的日期，最好购买带有日期的相机。将照片按工程进度整理编排；

（六）收集、记录每天的气象报告和实际气候情况；

（七）整理保存工人和雇员的工资与薪金单据、材料物资购买单据；

（八）工程检查验收报告和各种技术鉴定报告；

（九）双方的工商登记资料；

（十）招标文件、施工合同文本及各种会议、会谈纪要等。

一、工程索赔的主要依据

工程索赔的主要依据是：招标文件、施工合同文本及附件、补充协议、施工现场各种签署记录、批准的施工进度计划、工程图纸和技术规范等。还包括双方的会议纪要，施工进度计划和实际施工进度记录，施工现场的相关文件和工程照片。项目期间的气象资料、工程验收报告及各种技术鉴定报告、供电、供水、道路开闭等记录和证明。

二、如何进行工程索赔查询

工程索赔的处理方式：

1、索赔事件发生28天内，向工程师发出索赔意向通知；

2、发出索赔意向通知后28天内，向工程师提出延长工期和补偿经济损失的索赔报告及有关资料；

3、工程师在收到施工单位送交的索赔报告及有关资料后，于28天内给予答复，或要求施工单位进一步补充索赔理由和证据。