一、告知书在什么情况下可以用

1、告知书在以下情况下可以用：

（1）对符合听证条件的案件，在做出行政处罚决定之前，告知当事人有权听证下可以用；

（2）审查起诉告知书。通知犯罪嫌疑人案件已经移送到检察院，检察院将对公安机关移送的案件进行审查，依法决定是否对犯罪嫌疑人提起公诉、不起诉或者撤销案件的诉讼活动。在法院接到告知书时就可以使用。

2、法律依据：《中华人民共和国刑法》第三十四条

【委托辩护的时间】犯罪嫌疑人自被侦查机关第一次讯问或者采取强制措施之日起，有权委托辩护人；在侦查期间，只能委托律师作为辩护人。被告人有权随时委托辩护人。

侦查机关在第一次讯问犯罪嫌疑人或者对犯罪嫌疑人采取强制措施的时候，应当告知犯罪嫌疑人有权委托辩护人。人民检察院自收到移送审查起诉的案件材料之日起三日以内，应当告知犯罪嫌疑人有权委托辩护人。人民法院自受理案件之日起三日以内，应当告知被告人有权委托辩护人。犯罪嫌疑人、被告人在押期间要求委托辩护人的，人民法院、人民检察院和公安机关应当及时转达其要求。

【委托辩护的形式】犯罪嫌疑人、被告人在押的，也可以由其监护人、近亲属代为委托辩护人。

【辩护人的告知义务】辩护人接受犯罪嫌疑人、被告人委托后，应当及时告知办理案件的机关。

二、告知书有什么法律效力

告知书有的法律效力有：

1、如果本人在告知书上签名，且告知书内容合法，又有政府的公章的，告知书一般是具有法律效力的；

2、如果为员工告知书的，员工在告知书上签字，即视为告知书生效，将来发生争议，告知书可以作为证据。

立案告知书

立案告知书的作用如下：1、民事案件，立案通知书一般是指受理案件通知书，是给原告的，表明原告起诉的案件已经受理并且立案。2、刑事案件，《立案告知书》就是立案回执单，是指办案单位认为案件涉嫌刑事犯罪，向报案人等主体出具的通知书。《中华人民共和国刑事诉讼法》第一百一十二条规定，人民法院、人民检察院或者公安机关对于报案、控告、举报和自首的材料，应当按照管辖范围，迅速进行审查，认为有犯罪事实需要追究刑事责任的时候，应当立案；认为没有犯罪事实，或者犯罪事实显著轻微，不需要追究刑事责任的时候，不予立案，并且将不立案的原因通知控告人。控告人如果不服，可以申请复议。