档案移交管理办法规定

2020-09-14 798人已浏览

章法律师律所主任

广东律参律师事务所

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专业分析

省直单位一般自电子档案形成之日起5年内向省档案馆移交，在其纸质档案进馆时必须同步移交电子档案或数字化副本，同一年度不同门类的电子档案应同时移交。移交的电子档案应完成电子档案的格式转换、元数据捕获、整理、鉴定、编目、著录、命名、病毒查杀等各项工作，电子档案的数据移交可采用离线或在线两种方式进行。省直单位移交的各门类电子档案应齐全、完整，准确记录相关元数据和背景信息，其内容与元数据应具备真实性、可靠性、完整性和可用性。电子档案门类包括保管期限为永久或定期30年的文书档案、专业档案、科技档案、照片档案、录音档案、录像档案。文书类电子档案内容应当保证正本、定稿或者重要文件的修改稿、公文处理单等保存完整，记录修改过程的彩色留痕稿也应当保存，文件红头、电子印章应保存完整。专业类电子档案的收集应按照国家和相关专业主管部门的规定执行，无规定的可参照文书类电子档案收集要求。科技类电子档案的收集应符合科学技术档案案卷构成的一般要求。照片类、录音类、录像类电子档案内容应保证照片人物形象清楚，音视频中的语音、影像清晰。传统载体档案的数字化副本和元数据的制作应符合纸质档案数字化管理与技术规范要求。文书类电子档案以件为整理单位，科技类和专业类电子档案以卷为整理单位，照片类电子档案以张（或一组）为整理单位，录音录像类电子档案以件为整理单位，采用档号作为唯一标识符对电子档案命名。电子档案格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用、可长期保存等性能。

法律依据

《中华人民共和国档案法》第二条从事档案收集、整理、保护、利用及其监督管理活动，适用本法。本法所称档案，是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条坚持中国共产党对档案工作的领导。各级人民政府应当加强档案工作，把档案事业纳入国民经济和社会发展规划，将档案事业发展经费列入政府预算，确保档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应。

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