浅谈如何做好工程总承包项目的档案管理工作

2024-07-02 17人已浏览

孟金龙律师专职律师

北京市京师律师事务所

擅长：婚姻家庭、继承、公司法

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专业分析

从以下几方面做好工程总承包项目的档案管理工作：一、建立健全建设项目档案管理制度对建设单位和各参建方在建设项目档案管理职责、文件收集与积累、竣工文件的编制要求、审核与归档范围和保管期等做出全方位的规定，对受控文件进行全过程管理，为解决建设项目文件在形成和积累以及竣工档案在编制过程中的一些质量需要注意的事项，在工程文件管理中实行“三同步”既：工程一开始就与编制竣工文件同步进行；工程进行中就与竣工文件的积累、整编、审定同步进行；工程竣工时，要与提交一套合格的竣工文件同步进行，在很大程度上确保了建设项目档案的齐全、完整、准确，同时使执行者便于操作和掌握。二、明确各部门职责按照国档发［1988］4号《基本建设项目档案资料管理暂行规定》中的规定，工程建设项目实行总承包时，各施工承包单位负责收集、整理、编制其分包范围内的档案资料，交总承包单位汇总、整理。工程竣工时由总承包单位向业主整体移交。三、明确文件材料归档要求具体归档整理内容包括以下几个方面：立卷原则、方法；立卷过程中应遵循的要求；立卷归档要求；卷内文件的排列方法；案卷的组合、编目；案卷封皮、卷内目录及备考表的编制；案卷的装订；工程文件材料的归档范围、保管期限及文件材料的编号；工程文件材料移交份数、移交的时间及移交的程序。四、做好竣工资料移交工作要实现竣工资料编制与工程同步进行。单位工程进行整体评定前，施工单位要先向总承包单位移交本单位工程的全部竣工资料，总承包专业工程师负责对移交资料的质量进行审查。确认无误后报监理单位审核，对不符合要求的资料，应督促编制单位予以完善和补充。竣工资料移交工序：工程完成后向总承包单位移交，并对竣工档案移交资料的完整性、准确性和系统性负责。竣工资料整体完成后，总承包项目经理组织相关部门对竣工资料进行整体验收，按照项目文件管理办法，向业主和院档案管理处整体移交并办理交接手续。五、总承包档案管理中应注意的问题明确专人主抓，工程初期进行工程资料管理策划；工程前期确定工程项目文件的立卷归档办法，明确要求；工程前期对分包商、项目部资料人员进行档案管理知识培训，提高业务水平和素质；加强中间过程管理，保证资料整理与工程进度同步，以保证工程竣工资料的准确、系统。

法律依据

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