法律规定： 中组部、人事部、公安部《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》（组通字〔2006〕41号）第一条：“对个别干部的出生日期，档案记载与户籍登记不一致的，应当以干部档案和户籍档案中最先记载的出生日期为依据”。 原劳动部《关于制止和纠正违反国家规定办理企业职工提前退休有关问题的通知》（劳社部发〔1999〕8号）第二条：“对职工出生时间的认定，实行居民身份证与职工档案相结合的办法，当本人身份证与档案记载的出生时间不一致时，以本人档案最先记载的出生时间为准”。
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按人事部文件规定， 一、凡干部居民身份证填写的出生日期同本人档案记载的出生日期一致的，均可作为组织、人事部门在办理其退（离）休等手续时，认定出生日期和计算年龄的依据。 二、凡干部居民身份证同干部本人档案记载的出生日期不一致的，组织人事部门在办理其退（离）休等手续时，应会同干部常住户口所在地户口登记机关进行查证核实，按干部管理权限和户口管理权限批准后查实的出生日期作为计算年龄和户口登记的依据，查证材料归入干部本人档案，同时抄送干部常住户口所在地户口登记机关。对无法查实的，应以干部档案或户口档案中最先记载的出生日期为依据。 三、凡在公安部发布《关于在全国实施居民身份证使用和查验制度的通告》之前已办理了退（离）休手续的干部，其出生日期的认定及年龄的计算，均以办理退（离）休手续时组织人事部门管理的干部本人档案的记载为依据。
办理退休档案名字与身份证不符需要证明二者是同一人，年龄不符以档案最先记载为准， 一、名字不符职工办理退休，档案的姓名与身份证姓名名字不符，需要证明二者为同一人，可以分别情况处理： （一）档案的名字是曾用名的，在公安机关打印户籍登记表证明；公安机关户籍登记没有登记曾用名的，查找当年使用曾用名求学、生活、工作的资料证明。 （二）音同字不同的，可以结合档案中的其它材料予以认定。档案名字与身份证名字，档案各材料之间名字，出现音同字不同，是常见的情况，造成这一现象的主要原因，一是是早年身份证制度实施前，改名和登记不够严谨；二是一些文化程度较低的职工，本身经常弄错； （三）是单位工作人员随意使用熟悉的字，而职工又不深究。对音同字不同的，不能通过曾用名户籍资料认定的，可以结合个人档案和单位文书档案中的各种资料予以认定。 二、年龄不符根据劳社部《关于制止和纠正违反国家规定办理企业职工提前退休有关问题的通知》（劳社部发〔1999〕8号）规定，年龄不符的，以本人档案最先记载的出生时间为准。劳动和社会保障部《关于制止和纠正违反国家规定办理企业职工提前退休有关问题的通知》劳社部发〔1999〕8号 二、规范退休审批程序，健全审批制度 （二）对职工出生时间的认定，实行居民身份证与职工档案相结合的办法。当本人身份证与档案记载的出生时不一致时，以本人档案最先记载的出生时间为准。要加强对居民身份证和职工档案的管理，严禁随意更改职工出生时间和编造档案。
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