采购人、采购代理机构应当妥善保管每项采购活动的采购文件。采购文件包括采购活动记录、采购预算、谈判文件、询价通知书、响应文件、推荐供应商的意见、评审报告、成交供应商确定文件、单一来源采购协商情况记录、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定以及其他有关文件、资料。采购文件可以电子档案方式保存。采购活动记录至少应当包括下列内容：(一)采购项目类别、名称;(二)采购项目预算、资金构成和合同价格;(三)采购方式，采用该方式的原因及相关说明材料;(四)选择参加采购活动的供应商的方式及原因;(五)评定成交的标准及确定成交供应商的原因;(六)终止采购活动的，终止的原因。
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档案的法律法规有《中华人民共和国档案法》，以及《中华人民共和国档案法实施办法》。《中华人民共和国档案法》是从法律的角度对国家的档案作出相应的规定，国家的档案必须根据这一部法律进行保存和开放，而《中华人民共和国档案法实施办法》是从行政法规的角度，对《中华人民共和国档案法》的内容进行细致的划分。
行政责任、民事责任、刑事责任。根据中华人民共和国档案法的相关规定，根据情节轻重分别给予行政处分；造成损失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
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