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发票:开具发票的文字使用要规范,应当使用中文;开具发票的大小写金额要规范;开具发票的开票日期要规范,在发生经营业务确认营业收入时;开具购货单位名称要规范,开具货物名称或服务项目要规范;开具发票的规格、单位、数量、单价等栏目规范。开具发票时,项目填写齐全,字迹清楚,全部联次一次性复写或打印,应当按号码顺序填开,未实行盖章出门的要在发票联加盖发票专用章或财务专用章。使用电子计算机开具发票的,须经税务机关批准,使用税务机关监制的机外发票,开具后的存根联应按照顺序号装订成册。 收据:写明收款单位、款项项目、数量、标准、金额、收款日期、经办人签字。收据是企事业单位在经济活动中使用的原始凭证,主要是指财政部门印制的盖有财政票据监制章的收付款凭证,用于行政事业性收入,即非应税业务。收据与我们日常所说的'白条'不能画等号,收据也是一种收付款凭证,它有种类之分。至于能否入账,则要看收据的种类及使用范围。内部收据是单位内部的自制凭据,用于单位内部发生的业务,如材料内部调拨、收取员工押金、退还多余出差借款等等。这时的内部自制收据是合法的凭据,可以作为成本费用入账。
区别:收据收取的款项只能是往来款项,收据所收支款项不能作为成本、费用或收入,只能作为收取往来款项的凭证,而发票不但是收支款项的凭证,而且凭发票所收支的款项可以做为成本、费用或收入,也就是说发票是发生的成本、费用或收入的原始凭证;对于顾客所索要不同的凭证,这要根据他的目的而分,有的人是为企业办事,需要到企业报销费用,这时他必须索要发票,否则他不能报销,因为收据不能做成本或费用的原始凭证。而有些人只是为证明他收了或付了某些款项,并不想作为报销凭证,开票就要交税,开收据不用交税,索要发票要比索要收据的价格要高,所以这时这些人就索要收据而不索要发票。发票是从机关购买的。其实商品含税和不含税是指商品价格含税和不含税。在销售商品时,如果开的是普通发票,它所标示的价格就是含税价格,如果开的是专用发票,那么它标示的价格就是不含税的价格。也即:发票可以作为报销的凭证,列入成本费用;而收据仅仅能够证明发生的现金关系,而无法列入成本费用。
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