竞争性谈判采购文件通常应当包含：（1）谈判邀请函；（2）谈判供应商需知（包括密封、签署、盖章要求等）；（3）报价要求、投标文件的编制要求及谈判保证金的交纳方式；（4）谈判供应商应当提交的资格、资信证明；（5）谈判项目的技术规格、要求和数量，包括附件、图纸等；（6）合同主要条款和签订方式；（7）交货和提供服务的时间；（8）评标方法、评标标准和废标条款；（9）递交投标文件截止时间、谈判时间及地点；（10）省级以上财政部门规定的其他事项。《政府采购法》规定，招投标类采购自招标文件发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，不得少于二十天。竞争性谈判采购方式适用条件中有一条是“招标所用时间不能满足用户紧急需要的”。因此，竞争性谈判采购从发布谈判文件到供应商响应的时间可以比招投标采购短，但也应当有一个合理的时间段，如果间隔时间太短，不利于参加谈判的供应商理解、分析谈判文件及做出应答，5～10天是一个比较合理的时间。
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合同主要条款与示范文本：合同的内容由当事人约定，一般包括下列条款：当事人的姓名或者名称和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。
可以采用竞争性谈判方式采购的情形有：其一招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。其二技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。其三采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。其四不能事先计算出价格总额的。谈判小组是代表采购人与供应商进行谈判的主体，是代表采购人利益、反映采购人需求、具有相当的专业技术水平和谈判技巧的组织。谈判小组所起的作用是由竞争性谈判采购方式的特点所决定的。
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