一、申报

各单位拟组出访团组或参加“双跨”团报名前需向市政府递交出访请示，将请示报告直接送市外侨办出国(境)管理处(市政务中心B座0817室)，同时提供按照干部管理权限由组织人事部门确认的每个参团人员的《因公临时出国人员备案表原件一份。

1、出访请示主要内容：

(1)出访目的和具体出访任务;

(2)境外邀请单位(不得用外文或缩写字母);

(3)拟出访日期;

(4)在国(境)外停留时间(出访1国不超过5天，2国不超过8天，3国不超过10天);

(5)出访人员名单(姓名、性别、年龄、单位、职务、级别及对外身份等);

(6)经费来源、翻译配备;

(7)县(处)以上干部最近一次出访情况(时间、国家、任务);

(8)联系人及电话。

2、邀请函主要内容及要求：

(1)邀请单位名称、地址、电话、传真、签发人姓名(手迹)及职务;

(2)出访人员单位、职务、出访时间、在外停留天数、费用、出访目的;

(3)邀请函必须发自境外机构，既不能由外国驻华或驻港的办事机构发出，也不能由驻外中资企业或机构发出，邀请函电应译成中文;

(4)非侨务主管部门不得以侨务工作名义应侨团邀请出访。

以上材料请按出访请示(函)、人员名单(加盖单位公章)、出访人员备案表、外文邀请函及中文翻译件、同意函原件、营业执照副本和企业人员的身份证复印件、详细日程安排、详细费用预算的顺序装订。

二、审批

“出访请示”经市外侨办出国(境)管理处初审后送分管主任、主任审批。县(处)级以上人员报市政府秘书长、常务副市长、市长审批。

三、“双跨”团组

参加跨部门跨地区组团的须填写《合肥市参加跨地区组团出国(境)人员报名审批表，连同出访请示、省外办同意函、组团单位通知及征求意见函、因公临时出国人员备案表等送市外侨办出国(境)管理处，按出访程序报批后，市外侨办向申报单位出具同意函。申报单位取得同意函后方可正式向组团单位报名。

四、任务批件

出访请示经领导审批后，市外侨办向申报单位出具出国任务批件(“双跨”团持组团单位出国(境)通知书和任务批件办理确认件)。市外侨办指导申办单位填写《申请因公护照事项表、《申请因公出国签证事项表、《因公护照个人资料登记卡等。

五、护照、签证申办

上述各项手续完备后，申办单位携数字照片回执(需申请人本人亲笔中文签名)、出国任务批件或确认件、因公临时出国人员备案表、申请因公护照事项表、申请因公出国签证事项表、因公护照个人资料登记卡、企业营业执照、企业人员身份证等材料并交付护照押金等费用，经市外侨办出国(境)管理处审核材料签署意见后，申办单位持以上材料到省外办出国处申请护照、签证(在有效期内的因公护照可调用)。

六、外事教育

申办单位办妥护照和签证后，与市外侨办出国(境)管理处联系安排一次出国前外事指导咨询讲座。

七、护照管理

出国团组回国7天内，组团单位将护照集中收缴送市外侨办出国(境)管理处统一保管，退回护照押金。同时依据护照出入境记录，审查出访人员在外逗留天数是否与任务批件相一致。对逾期不上缴护照的单位，视情停办该单位公务团组的审批手续，并按规定注销其护照，同时将有关情况上报省外办和市纪委。

八、汇总归档

出访团组完成出访任务1周内，必须如实将出访情况向市外侨办报送书面报告，市外侨办出国(境)管理处将该团出访材料汇总归档备案，并酌情编发《外事侨务情况。