年度终了结账时,有余额的账户的余额,直接记入新账余额栏内即可,不需要编制记账凭证,也不必将余额再记入本年账户的借方或贷方(收方或付方),使本年有余额的账户的余额变为零。因为,年末有余额的账户,余额就应当如实地在账户中加以反映,这样更显得清晰、明了。否则,就混淆了有余额的账户和无余额的账户的区别。
但在实际工作中,结转账户余额有以下两种不规范的做法,作为财务人员一定要避免:
一是将本账户年末余额,以相反的方向记入最后一笔账内的发生额内。例如,某账户年末为借方余额,在结账时,将此项余额填列在贷方发生额栏内(余额如为贷方,则作相反记录),在摘要栏填明结转下年字样,在借或贷栏内填平字并在余额栏的元位上填列符号,表示账目已经结平。
二是在本年累计发生额的次行,将年初余额按其同方向记入发生额栏内,并在摘要栏内填明上年结转字样;在次行登记年末余额,如为借方余额,填入贷方发生额栏内,反之记入借方,并在摘要栏填明结转下年字样。同时,在该行的下端加计借、贷各方的总计数,并在该行摘要栏内填列总计两字,在借或贷栏内填平字,在余额栏的元位上填列符号,以示账目已结平。
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