1、工程资料应与建筑工程建设过程同步形成，并应真实反映建筑工程的建设情况和实体质量。

2、工程资料应字迹清楚、内容完整、结论明确，并应签字盖章齐全。

3、工程资料应以打印文本为主，纸质载体幅面为A4，手工书写部分应用蓝黑或黑色碳素墨水。

4、工程资料不得随意修改。当需修改时，应实行划改，并由划改人签字确认。

5、工程资料应为原件。当为复印件时，提供单位应在复印件上加盖单位印章，经办人签字并注明日期及原件存放处。

6、移交建设单位的工程档案资料的套数、费用、移交时间应在合同中做出明确要求。当合同无规定时，工程移交档案资料至少2套。

7、建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程资料整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程资料，并及时移交给建设单位。

8、建设单位在领取建设工程规划许可证或建筑工程施工许可证之前，应当与当地城建档案管理机构签订城建档案移交责任书。在组织竣工验收前，提请城建档案管理机构对应移交的工程文件进行验收。城建档案管理机构接到建设单位申请后，对工程档案进行验收，并对验收合格的工程档案出具认可文件。

9、对列入城建档案馆接受范围的工程，工程竣工验收后在规定时间内，由建设单位向当地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。

10、单位工程质量验收合格后，建设单位应在规定时间内将工程竣工验收报告和有关文件报建设工程所在地县级以上行政主管部门备案。

11、工程资料的收集、整理应有专人负责管理，资料管理人员应经过相应的培训，并持证上岗。

第二章工程资料管理

一、工程资料分类

1、工程资料分为工程准备阶段文件(A)、监理资料(B)、施工资料(C)、竣工图(D)和工程竣工文件(E)5类。

2、工程准备阶段文件分为决策立项文件、建设用地文件、勘察设计文件、招投标及合同文件、开工文件商务文件6类。

3、监理资料分为监理管理资料、质量控制资料、进度控制资料、造价控制资料、合同管理资料和竣工管理资料6类。

4、施工资料分为施工管理资料、施工技术资料、工程主要物资资料、施工检测报告、施工记录、施工试验及检查记录、施工质量验收记录、竣工验收记录8类。

5、工程竣工文件分为竣工验收文件、竣工交档文件、竣工总结文件、竣工结算文件4类。

二、工程资料填写、编制、审核及审批

1、工程准备阶段文件的填写、编制、审核及审批应符合本规程附录A的规定，还应符合国家和地方的规定。

2、监理资料的填写、编制、审核及审批应符合本规程附录B和《建设工程监理规范》GB50319的有关规定。规范中规定需总监理工程师参加的验收，其相关记录应有公司职能部门盖章；需监理单位法人代表或其授权的委托人参加的验收，其相关记录应加盖公司公章；其他报验需盖章的施工资料，加盖项目监理机构章。(监理资料用表应符合本规程附录B的规定；附录B未规定的，可自行设计表格并按本规程第五章5.1.1要求归类。)

3、施工资料的填写、编制、审核及审批应符合国家现行有关标准的规定。标准中规定需施工单位职能部门参加的验收，其相关记录应有公司职能部门盖章；需施工单位法人代表、单位技术负责人参加的验收，其相关记录应加盖公司公章；其他需盖章的施工资料加盖项目章。

4、检测单位出具的检测报告应符合国家现行有关标准的规定，报告中检测、审核、批准签字应齐全，并加盖检测单位公章。检测报告主要检验类别包括委托、抽样、监督和对比等。