一、基本原则

（一）合同档案管理实行网络管理体系，由公司合同管理组集中统一管理，以确保档案完整、完全和有效利用。

（二）合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。

（三）各业务分公司、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名专门人员负责合同文档管理。

二、制定要求

制定该制度的基本要求是要根据企业管理的实际情况，规定合同档案的期限和管理程序，既要考虑到简便实用，也要考虑到合理合法。由于合同档案不同于其他的档案，作为合同归口管理部门的企业法律顾问室也应当自己保存一份合同资料。因此，可以在办法中要求主办单位复印一套材料交法律顾问室。

制作合同档案的基本要求是如实记载合同签订、履行的真实情况，特别是涉及合同履行的全部文字材料要逐一登记归档，便于查询和利用。

三、管理方法

（一）合同文档管理可以以年代结合项目性质进行分类编号。

（二）保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。

（三）合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

（四）合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。

（五）各分公司、各部门员工可在合同档案管理组查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经分公司、部门

主管领导签字同意后，方可在合同管理组办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

（六）合同文档的保存条件：防火，防潮。

（七）合同文档必须专人负责管理。