外贸书信常见格式有三种：

(1)平头式(Blockform)：信件每行都向左对齐，不留空格，包括日期、地址、事由、结尾敬语。

(2)缩进式(Indentedform)：信头、信内地址及签名每逢换行都向右缩进3-5个字母的位置，正文各段缩进5-10个字母，其他部分的排列是：日期位于右边，事由居中，结尾敬语位于右边或中间。

(3)混合式(Modifiedblockformwithindentedparagraphs)：大体与平头式相同。不同点：日期位于右边，事由居中，结尾敬语靠中右，正文每段开始都采用缩行。

目前最常用的是平头式，其次是混合式。

撰写外贸函电时，要采取体谅、诚恳的态度，要站在收信人的位置上来考虑，选择最适当的方式将信息传递给收信人，要使语言、信息适合收信人的需要;同时应注意表达清晰、简洁、具体、完整，要使传递的信息明确、生动，尽量不要使用一些抽象的词，也要避免使用模棱两可、意思不明确的句子及冗长、重叠的表达方式。语气以达到的目的不同而不同，应注意礼貌，不要盛气凌人，避免命令和粗鲁。