1、准备待签文本要求：准备2册内容一致的待签合同文本。仔细核对合同书内容，并与对方确认，确保不出现由于合同内容错误而造成误会的情况。所选纸张要高档，合同书印刷精美并装订成册，并加硬质封皮。

2、布置场地包括合同签字区的布置以及会场嘉宾区整体的装饰和花草布置。要求：

(1)总体要庄重、整洁、清净。

(2)设置长桌，室内铺满地毯。

(3)高雅的同时烘托欢快的氛围。

(4)主席台及台下嘉宾座位要事先计算，安排合理数目。

3、人员安排包括安排双方的签字人员和确定邀请的嘉宾及媒体人员。要求：签字双方人员事先沟通确定好，双方签字人员身份应该对等。对于邀请的人员事先发放邀请卡，并确认仪式当天是否能到场。

4、备足各种需用品包括：酒杯、签字笔、桌子、桌布、桌签、花木、水果、酒、合同夹、合同、胸花等。

一、合同拟定的注意事项

公司在订立合同时需要注意的具体事项有∶1、首先应特别注意营业执照上的公司名称，上对方名称和企业营业执照上的名称保持一致，还应注意公司的样章的名称和营业执照上的一致。2、一般而言，合同上会要求有企业法定代表人的签字，在此应确认在此处签字的人的身份。3、应注意签约方的资信状况，以保证合同的有效履行。4、在履行合同的过程中涉及到对方人员签字的地方(如验收单上)都要注意签字方的身份，是否具有合法的授权委托书，否则签字可能会变为个人的行为，最好在涉及到对方签字的地方都加盖公司的印章加以确认。5、如果签约方为个人，应特别注意落实个人身份，并留下身份证复印件，及资信状况，最好是以钱款两清的方式来交易，以避免风险。

二、公司内部合同行为合同管理流程

公司内部合同行为合同管理流程主要包括：

1、合同文本草案的提出、审查、确认、签署、执行和归档；

2、一般来说，合同管理流程由业务经理发起，负责提出或起草合同草案，并说明合同行为的相关情况；然后提交公司业务经理、法律顾问或法律主管对合同文本进行审查并发表意见，公司法定代表人或其他授权负责人应根据上述意见确认合同的最终文本；

3、经负责人确认的合同文本由业务经理根据具体情况提交给合同对方或由公司领导签字，合同文本提交给对方后，如果对方修改，一般视为新合同，需要按照上述流程重新审核；

4、最终未签订的合同文本由公司领导决定留用或返还业务经理；

5、签订的合同由公司合同管理人员统一负责备案管理。