单位将个人档案存放在本单位的个人之间是否可以按相关要求处分职工-法师兄

单位将个人档案存放在本单位的个人之间是否可以按相关要求处分职工

2022-02-11

员工人事档案是记录职工个人学习、工作、工作变动等情况的原始资料，它关系到职工的切身利益，是职工退体办理保险手续、享受各项福利待遇、政审的依据。因此，员工人事档案仍具有现实使用价值。员工档案滞留于本单位，是一种不规范的人事管理行为。1、人事档案与劳动关系实际劳动合同制度后，劳动合同是确立劳动者和用人单位之间劳动关系存在状态的重要依据，而人事档案不能作为劳动关系存在的依据。在没有劳动合同的情况下，依据劳动部发《关于确立劳动关系有关事项的通知》，“二、用人单位未与劳动者签订劳动合同，认定双方存在劳动关系时可参照下列凭证：（一）工资支付凭证或记录（职工工资发放花名册）、缴纳各项社会保险费的记录；（二）用人单位向劳动者发放的“工作证”、“服务证”等能够证明身份的证件；（三）劳动者填写的用人单位招工招聘“登记表”、“报名表”等招用记录；（四）考勤记录；（五）其他劳动者的证言等。”通过上述《通知》可见，在证明存在劳动劳动关系的凭证中并无“人事档案”一项。也就是说，对于公司目前在公司名义管理下的一些人事档案的存在不能说明这些人员与本公司存在劳动关系。2、人事档案的处理因为人事档案具有使用价值，因此，在处理上，公司应坚持“以人为本、合法正当”的原则。如果以单位名义继续委托存档，对于滞留档案人员显然是很有利的。但因滞留档案人员已非本公司员工，所以，公司并不负有此义务。依据《企业职工档案管理工作规定》“第六条职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者，其档案由原所在单位保管，也可由当地劳动行政部门代为保管。第十八条企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门。职工被劳教、劳改，原所在单位今后还准备录用的，其档案由原所在单位保管。”如果公司并不愿再为滞留档案人员继续支付存档服务费，则在目前办理条件上，还无法实现转为个人委托存档(无本人委托)及转至户口所在地街道(街道不接收)，那么，公司在尽告知义务(派员寻访住址送达或向其住址发送邮寄函告及通过新闻媒体进行通告，相关送达手续材料妥善保存)后，与人才服务机构协商停止以单位名义委托存档并由公司将滞留人员档案取回自行存放(与人才服务机构接收档案手续存留)。公司自行保管滞留人员档案可能也有不规范之处。依据《流动人员人事档案管理暂行规定》“第四条流动人员人事档案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构（以下简称人才流动服务机构），其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案。”在这里面，规定了保管人事档案单位的要求，对照此，公司若未达到此级别党委组织部门，则实际上无权自行保管人事档案。