档案管理要求

2023-05-15 17人已浏览

王焕坤律师专职律师

广东天穗律师事务所

擅长：公司法、合同纠纷、债权债务

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专业分析

档案管理要求如下： 1、完整性要求。一方面要保证档案数量安全，成分多样，使应该集中保存的档案不致分散和遗漏，维护全宗的完整，另一方面要尽量保持档案间的历史联系，不能人为地割裂、分散； 2、安全性要求。尽可能地延长档案的寿命，保护其安全，避免档案中的机密泄漏，这是档案管理的基本任务之一； 3、科学性要求。采用科学的理论和方法，遵循档案工作的发展规律，进行科学管理，使档案管理工作迈向更高水平； 4、规范性要求。即档案管理的标准化要求。这就要求统一规划、统一协调，制订各项档案管理业务标准和技术标准并贯彻实施。通过法规手段，实现档案管理工作的标准化、规范化，使档案信息资源得以共享； 5、经济性要求。经济因素在档案管理系统进行中起决定作用； 6、现代化要求。档案管理现代化已成为一种发展趋势，将计算机技术、缩微技术等现代化技术应用于档案管理中，可大大提高档案管理工作的效率。档案管理流程： 1、公司下发的文件按文件编号作为档案编号； 2、员档案按个人的工号作为档案编号； 3、财务档案由财务部编号； 4、上级发文的有文件编号的按文件编号作为档案编号； 5、业务单位往来的文、函件有编号的按其编号作为档案编号； 6、对外合同有编号的按合同编号作为档案编号； 7、其它无编号的合同、文件、资料等，按年、按级、按类、按顺序编号。综上所述，档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。

法律依据

《中华人民共和国档案法》第八条国家档案主管部门主管全国的档案工作，负责全国档案事业的统筹规划和组织协调，建立统一制度，实行监督和指导。县级以上地方档案主管部门主管本行政区域内的档案工作，对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。乡镇人民政府应当指定人员负责管理本机关的档案，并对所属单位、基层群众性自治组织等的档案工作实行监督和指导。第九条机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。中央国家机关根据档案管理需要，在职责范围内指导本系统的档案业务工作。

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