谈判文件、询价通知书应当包括供应商资格条件、采购邀请、采购方式、采购预算、采购需求、采购程序、价格构成或者报价要求、响应文件编制要求、提交响应文件截止时间及地点、保证金交纳数额和形式、评定成交的标准等。谈判文件除本条第一款规定的内容外，还应当明确谈判小组根据与供应商谈判情况可能实质性变动的内容，包括采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款。
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一、格式：标准的红头文件(有正式文号) 二、题头：关于×××项目的备案申请报告 三、企业简介：企业基本情况、主要产品、产量、技术水平和能力 四、主要原因：扩大生产规模、提高产品质量、技术水平 五、项目内容：引进(国产)主要设备名称及数量(台/套)。 六、投资额度：总投资×××万元，其中国产设备投资×××万元，引进设备投资×××万元(折合外汇×××美元)，土建投资×××万元。 七、资金来源：企业自筹×××万元，银行贷款×××万元，其它×××万元。xx省企业技术改造项目核准备案申请表 八、如引进设备，则须注明符合《产业结构调整指导目录》中第几条第几款。 九、项目备案申请报告附件
政府红头文件公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。保密等级字体：一般用3号或4号黑体；紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体）；文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）；发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体；签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体）；标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号；主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体；正文的字体：常用3号或4号仿宋体；附件的字体：常用3号或4号仿宋体；作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）；日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）；注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体；主题词的字体：常用3号或4号黑体[公文写作]公文格式排版中的字体要求[公文写作]抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文主标题（又称一级标题）为二号宋体（加粗）；二级标题为三号黑体；三级标题为三号仿宋加粗；正文均为三号仿宋。
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