谈判文件、询价通知书应当包括供应商资格条件、采购邀请、采购方式、采购预算、采购需求、采购程序、价格构成或者报价要求、响应文件编制要求、提交响应文件截止时间及地点、保证金交纳数额和形式、评定成交的标准等。谈判文件除本条第一款规定的内容外，还应当明确谈判小组根据与供应商谈判情况可能实质性变动的内容，包括采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款。
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政府红头文件公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。保密等级字体：一般用3号或4号黑体；紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体）；文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）；发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体；签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体）；标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号；主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体；正文的字体：常用3号或4号仿宋体；附件的字体：常用3号或4号仿宋体；作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）；日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）；注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体；主题词的字体：常用3号或4号黑体[公文写作]公文格式排版中的字体要求[公文写作]抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文主标题（又称一级标题）为二号宋体（加粗）；二级标题为三号黑体；三级标题为三号仿宋加粗；正文均为三号仿宋。
竞争性谈判是指采购人或代理机构通过与多家供应商(不少3家)进行谈判，最后从中确定中标供应商的一种采购方式。竞争性谈判由于其自身具有特殊性和灵活性的特点，经常被各集中采购机构在日常工作中运用。竞争性谈判的一个操作程序，但相对比较笼统，对一些具体细节如何操作没有明确，因此，各集中采购机构在具体实施过程中有很大的差异。
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