在申请专利合同备案时，当事人应当依据合同条款，填写专利合同备案申请表并签字盖章。应当提交： 1、备案申请表； 2、合同副本； 3、专利证书或者专利申请受理通知书复印件； 4、让与人身份证明； 5、其他文件。当事人提交的各种文件需要一式两份，文件内容应当使用中文，用A4纸单面打印。如果提交的文件是外文的，当事人在指定的期限内附送中文译文；期满未附送的，则会被视为未提交。当申请备案的专利权已经终止、或被宣告无效、驳回、撤回、视为撤回的；以及专利合同期限超过专利权有效期的，将不予备案。 有共同专利权人或共同申请人的专利，如果是其中一方擅自与他人签订的专利合同；或者同一专利合同重复申请备案的，也都将不予备案。
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专利申请提交的材料分为两种情况。对于发明或者实用新型的申请，提交请求书、说明书及其摘要和权利要求书等文件；对于外观设计的申请，提交请求书、该外观设计的图片或者照片以及对该外观设计的简要说明等文件。
申请不同类型的专利，需要准备不同的材料。 (一)申请发明专利的，需要提交的材料应当包括：发明专利请求书、说明书(必要时应当有附图)、权利要求书、摘要及其附图各一式两份。 (二)申请实用新型专利的，需要提交的材料应当包括：实用新型专利请求书、说明书、说明书附图、权利要求书、摘要及其附图各一式两份。 (三)申请外观设计的，需要提交的材料应当包括：外观设计专利请求书、该外观设计的图片或者照片以及对该外观设计的简要说明。
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