办理房租租赁合同登记备案手续时，要提交下列材料： 1、房地产权证或者其他权属证明;若向外来流动人员出租的，还应附公安部门发放的房屋租赁治安许可证; 2、出租人的个人身份证明或企业、其他组织的登记注册证明;如果属共有房屋出租的，还应当提交其他共有人同意出租的证明;委托出租的，应提交委托合同;代理出租的，应提交房屋所有权人委托代理出租的证明; 3、承租人在办理登记备案手续时应提交自己的个人身份证明或者企业、其他组织的登记注册证明。无论是出租人还是承租人，在提交的个人身份证明中，居住在国外的中国公民应当提交有效的中华人民共和国护照;香港、澳门的个人，应当提交港、澳居民往来内地通行证;台湾个人，应当提交台湾居民来往大陆通行证;境外企业、其他组织，应当提交经公证或者认证的登记注册证明。
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房屋租赁备案的作用 (一)审查作用 1、审查合同的主体是否合格，既出租人和承租人是否具备相应的条件； 2、审查租赁的客体是否允许出租，即出租的房屋是否是法律、法规允许出租的房屋； 3、审查租赁的合同是否齐全、完备，是否确定了租赁的期限，租赁的修缮责任等； 4、审查租赁行为是否符合国家及房屋所在地人民政府规定的租赁政策。 (二)管理作用 房地产管理部门通过登记达到备案，即把所有的法律资料存档管理，发挥了四个方面的作用： 1、是明确租赁双方的法律行为； 2、是了解掌握租赁市场的基本行情； 3、是监督租赁双方的法律行为； 4、是为调解房屋租赁纠纷提供了法律依据。从而达到规范和引导房屋租赁市场健康发展的目的。 (三)维护秩序作用 进行房屋租赁登记备案管理，有利于规范房屋租赁市场，确保社会稳定。根据有关部门对部分城市社会治安状况的调查分析，近年来发生于城市的刑事犯罪案件70%以上与“出租房屋”有关。因此，强化房屋租赁的规范化管理，将使房屋租赁当事人的责、权、利得到明确，有效预防利用出租屋违法犯罪，有利于社会治安的综合治理，确保房屋租赁市场健康发展。
办理房屋租赁合同备案证明，应当由出租人和承租人双方带上各自的身份证原件和复印件、房屋产权证原件和复印件、房屋租赁合同原件和复印件，一起到房屋产权登记中心进行办理。 根据《城市房地产管理法》第五十四条规定，房屋租赁，出租人和承租人应当签订书面租赁合同，约定租赁期限、租赁用途、租赁价格、修缮责任等条款，以及双方的其他权利和义务，并向房产管理部门登记备案。
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