声明的使用范围比较广泛，国家、政府、政党、团体及其领导人都可发表声明。其中大量的属于外交文书，由外事部门拟定。而在我们日常的经济活动中，声明也已成为一个使用率较高的文种。

一般的企事业单位或个人也经常运用这种文书形式，或者说明事情的真相，或者表明自己的立场、观点、态度，从而维护自身的声誉，保障自身的利益。

声明的分类有联合声明与共同声明，一般的“声明＂与遗失声明等专项声明。

其结构由标题、正文、落款三部分组成。标题，有的仅以文种名称构成，只标“声明’二字；有的加声明者名称；有的加事由，如＜退股声明》、《聘请常年法律顾问声明》、《遗失声明》等；有的加“严正”或“郑重”等修饰词，以示严肃性；还有的由声明者名称加表事由的“关于……”的介词短语构成的定语，再加上文种名称组成，如ｘｘｘ关于ｘｘｘｘ问题的声明。

正文，通常由两部分组成。一是缘由部分，说明原因、依据、起因等情况，这部分内容可自成段落，作为引言；二是声明部分，要对上述情况说明真相、表明态度。在第二部分前后往往要写“声明如下”和“特此声明”这样的承启语和结语。正文的结构安排有两种，一种是板块式，不分段落，一气呵成；一种是分段式，声明的内容分条项列出，用汉字数码标明。可视涉及事项是否繁杂，分别采用这两种不同的结构安排。从目前使用的情况看，一般涉及问题都比较单一，因而采用板块式结构的声明较为常见。

落款，标在正文右下方，写明发表声明的单位或个人名称以及日期。如果标题中已出现单位名称，那么落款则可以省略。

需要注意的是，声明具有说明性和严肃性的特点。声明本是种典型的说明文体，它运用说明的手法来说明有关事项。由于这些事项涉及权益或责任，事关重大，因而行文措词要求庄重严肃、准确清楚。