一、建筑工程档案管理制度

1、工程档案的归档范围及质量要求

(一)工程档案的归档范围

对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。(详附件一)

(二)归档文件的要求

1)归档的工程文件应为原件。

2)工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。

3)工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。

4)工程文件尺寸统一采用a4规格归档。

2、工程档案的管理机构

各工程部设资料员，主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。

3、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计

(一)工程档案的收集

文件形成后，文件形成责任人(经手人)必须于当天交一份原件给资料员，资料员收到文件后，当天登记入盒。

(二)工程档案的整理

按照单位工程分部分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。

(三)工程档案的立卷

1)工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。

2)工程准备阶段文件按建设程序组卷。

3)监理文件按单位工程、分部工程组卷。

4)施工文件按单位工程、分部工程组卷。

5)竣工图按专业组卷。

6)竣工验收文件按单位工程组卷。

(四)工程档案的编目

1、每卷单独编号，页号从1开始，案卷不宜超过30mm;页号编写在单页右下角，双面书写的，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。

2、卷内目录:序号以一份文件为单位，责任者填文件的直接形成单位和个人，

有多个责任者的，选择两个主要责任者，其余用等代替。文件编号填写工程文件原有的文号或图号;文件题名填写文件标题的名称。日期填写文件形成的日期。

未按要求编目的，每项扣罚部门资料员5元。

(五)工程档案的装订

案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。

(六)工程档案的归档

1、单位工程竣工验收完成后30日内，部门资料员要完成该工程档案的归档工作，未按时归档的扣罚部门资料员5元。

(七)工程竣工档案移交

工程竣工验收完成后60日内，部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案馆，一份移交给工程档案室，未及时办理移交的，扣罚部门资料员5元。

(八)工程档案的索引(待讨论工程代号、档号)

二、建筑工程档案管理中存在的问题

近年来，随着建筑市场的不断规范化，国务院、建设部分别颁发《建设工程质量管理条例》、《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》，《建设工程质量管理条例》第二条凡在中华人民共和国境内从事建设工程的新建、扩建、改建等有关活动及实施对建设工程质量监督管理的，必须遵守本条例。本条例所称建设工程，是指土木工程、建筑工程、线路管道和设备安装工程及装修工程。其颁布旨在增强建设单位和施工单位对工程竣工档案管理的重要性，但是由于我围建筑企业的水平参差不齐，部分单位的管理人员档案管理意识比较淡薄，致使工程竣工时不能整理出完整的竣工档案，造成了工程竣工档案不能及时的向城建档案馆报送，如一些建设单位注重工程进度、重资金管理，忽视编制工程竣工档案管理体系，在工程验收完成时，工程竣工档案都无法正常完成，造成建设工程档案移交滞后。

建设工程档案由于其本身的复杂性、特殊性与多样性，决定了在收集整理的过程中难度打，容易出现失误等问题，加上有些建设单位未建立工程竣工档案管理体系，很容易造成管理不严，或对工程施工现场不了解，根据建设单位提供不完整的资料编写竣工档案，这样的档案只是为了应付交档而做的，不能做到与工程同步进行，所以往往采用虚假数据，导致建筑工程竣工档案与事实不符，竣工图产生误差，由于不能与工程进度同步，造成了各种建材的质保书和合格证不全，不能全面的反映工程的建设和质量。