修改后的《中华人民共和国发票管理办法》作出如下规定：“第十九条销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人，对外发生经营业务收取款项，收款方应当向付款方开具发票；特殊情况下，由付款方向收款方开具发票。第二十条所有单位和从事生产、经营活动的个人在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项，应当向收款方取得发票。取得发票时，不得要求变更品名和金额。第二十一条不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。”我想收据不能入账的理解应该是从此而来。

从经上规定可以看出“所有单位和从事生产、经营活动的个人在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项，应当向收款方取得发票。”也就是说，企业在采购及经营活动中应该取得发票，否则不得入账。

根据多年的从业经历，本人对此作了总结，初学者可以参考：反涉及损益的项目，必须取得正式发票，否则不能所得税税前列入（也就是常说的不能入账），这一点比较容易理解，所有费用均需要发票，所有采购（最后要转入生产成本、销售成本）也需要取得发票；其次涉及资产增加的项目也需要取得正式发票，比如原料采购、进货需要正式发票，再比如购买机器设备带来资产的增加，从长期看固定资产通过折旧的形式进入费用，所得税税前抵扣，也需要取得正式发票，同理无形资产、长期待摊费用等均需取得发票。其他方面收据是可以记账的，比如付款业务：某公司一次性购入100万元商品，第一次付款50万元，第二次付款50万元。第二次的付款已没有发票作为原始凭证了，这时候收据是可以作为原始凭证的。

一些特殊项目需要注意：一些特殊的收据也是可以入账的，比如国家行政机关的行政收费、行政罚没收据也可以入账的。

收据能不能入账，实际是能不能企业所得税税前列支的问题，如果确实无法取得正式发票，我的看法是，收据也可以作为原始凭证记账，但不能税前列支，在申报企业所得税时予以剔除。

一、什么情况下需要写收据

（一）借钱物方归还所欠、借的钱物时，借出方当事人不在场，而只能由他人代收时可以写收条。如果当事人在场，则不必再写收条，而只把原来的欠条或者借条销毁即可。

（二）收据也是收条的一种形式，表示对方已收到。