1、工程勘察设计单位在建设工程勘察设计合同签定后，应将材料报送到项目所在地省辖市或县（市）建设行政主管部门办理合同备案手续。

承接工程设计项目的单位在建设工程设计合同签定后30个工作日内或初步设计开始前10个工作日（没有初步设计阶段的，在施工图设计开始前10个工作日）办理合同备案手续。

承接工程勘察项目的单位应在现场作业前3个工作日办理合同备案手续。

2、省辖市或县（市）建设行政主管部门在2个工作日内对提交的合同及有关材料进行核验，符合备案要求的，在正式合同文本（不少于三份）及《江苏省建设工程勘察设计合同备案表》上签署意见并加盖公章。合同文本一份由省辖市或县（市）建设行政主管部门留存，其余分别由发包方和承包方留存。不符合备案要求的，应当要求合同签订双方改正，不改正的不予备案，有违法行为的应按相关法律、法规或规章处理。

一、合同备案须提交的材料

1、《建设工程勘察设计合同备案表》（一式三份）；

2、《勘察设计企业诚信手册》原件；

3、勘察设计合同正式文本（不少于三份）；

4、勘察设计单位营业执照、资质证书副本复印件（加盖本单位公章）；

5、《建设工程勘察设计合同备案表》中所列参加项目人员的近期社保证明复印件（近六个月内开具的社保证明均有效），对军队、高校或其它事业单位从事工程勘察设计的事业编制的专业技术人员需提供所在单位上级主管部门人事部门的人事证明材料复印件。

《勘察设计企业诚信手册》、营业执照、资质证书副本及社保证明（人事证明材料）原件由项目所在地市（县）建设行政主管部门审核后退还；对在本单位工商注册所在地承接的项目备案时，《勘察设计企业诚信手册》、营业执照、资质证书副本原件只须在每年第一次办理备案时交由市（县）建设行政主管部门审核。

法律依据：

依据《房屋建筑和市政基础设施工程施工招标投标管理办法》

第四十七条招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起30日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同；招标人和中标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。订立书面合同后7日内，中标人应当将合同送工程所在地的县级以上地方人民政府建设行政主管部门备案。中标人不与招标人订立合同的，投标保证金不予退还并取消其中标资格，给招标人造成的损失超过投标保证金数额的，应当对超过部分予以赔偿；没有提交投标保证金的，应当对招标人的损失承担赔偿责任。招标人无正当理由不与中标人签订合同，给中标人造成损失的，招标人应当给予赔偿。