在出口通关过程中，准备全套完整而正确的报关单据是关键的。

基本的报关单据包括:

正本商业发票(INVOICE)、正本装箱单(PACKINGLIST)、副本合同(也可称作形式发票或售货确认书)、报关单、副本委托报关协议、正本核销单。

(各类常见报关单证样本见左栏)

根据海关对出口商品的监管条件，还须提供相应证明，如商检证、出口许可证、熏蒸证等。

对基本单据的缮制与审核，要重视以下几点：

第一，单据的内容必须齐全。

商业发票中需要显示的项目有：发票号、合同号、日期、买方公司名称、起运港、目的港、唛头、品名、数量、单价、总价等内容，各个项目的内容必须相互符合。装箱单中，除单价、总价不必显示外，其余各项与发票相同。另外，还有包装件数、毛重、净重、尺码(即体积)，正本单据不允许涂改。

第二，各种单据的内容必须相互符合，做到单单相符，单证相符。

单据应尽早寄至代理报关单位，以便整理审核，最晚不迟于集港前两天寄到，若单据不能按时寄到或正本单据出现问题，又急于通关，一般情况下，先用传真件副本代替，由报关员打保报关，随后补上正本单据。

第三，填制报关单。

根据报关单的格式，提供的相应内容，由报关员录入，通过海关EDI系统传输。数据一定要准确，要与其它各单严格相符。否则会影响核销单与报关单的返还速度。

总之，无论是货主，还是代理，都要重视报关单据的各个方面，以减少和避免通关过程中出现的不必要的麻烦，加快通关速度，圆满完成装运任务。

4)备案号:根据不同情况分别填报以下内容:

(一)加工贸易(进料加工,来料加工,补偿贸易,外商投资企业履行产品出口合同进口料件及加工出口成品)的>编号;

(二)>编号;

(三)保税仓库进出口货物>编号;

(四)其他经海关审批备案的合同备案号

5)进口日期:指运载进口货物的运输工具申报进境的日期.船舶的进口日期以船舶申报进境日期为准,并由船舶代理公司记录在提货单上,航空器,车辆,驮畜的进口日期均由承运人记录在提(运)单上.

6)申报日期:指海关接受收,发货人或其代理人申报货物进口的日期.

7)经营单位:经营单位是指从事对外贸易经营活动的法人和其他组织.包括对外签订并执行合同的我国境内外贸,工贸企业,接受外国政府或国际组织无偿援助的,或接受华侨,港澳台同胞,外籍华人捐赠物资的机关,学校,社会团体,以及在我国注册的外商投资企业,外商驻华商社以及外国驻华使领馆等.经营单位应为对外签约并执行。