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催款函的结构一般由标题和编号、催款和欠款单位的名称和账号、催收内容、处理意见、落款等五部分组成。 (1)标题和编号 如果催收的是紧急的款项，可在标题前写上“紧急”二字。 (2)催款和欠款单位的名称和账号 催款函要清楚、准确地写上双方单位的全称和账号。必要时，要写明催款单位的地址、电话及经办人的姓名，若是银行代办催款的，还必须写明双方开户银行的名称及双方账号名称和账号。 (3)催收内容 这是催款函的主体部分，应清楚、准确、简明地写出双方发生往来的原因、日期、发票号码、欠款的金额及拖欠的情况，使受文单位明确情况，及时地交款。 (4)处理意见 催款方在催款函上提出处理办法和意见。这种意见一般都是从以下三个方面予以说明： ①要求欠款户说明拖欠的原因。 ②重新确定一个付款的期限，希望对方按时如数交付欠款。 ③再次逾期不归还欠款将采取的罚金或其他措施。 (5)落款 写明催款单位的全称，并加盖公章，然后注明发文日期。
债务人到期不还款，债权人可以先积极提示对方尽快还款，还可以写欠款催收函进行催款。催款函作为一份专业的催交款项的法律文书，需包含欠款方名称、欠款性质（如进度款、质保金等）、需支付时间、欠款金额、是否已开具发票、催款公司与被催款方沟通情况、催款方的银行账号、最后付款期限表明付款态度等，同时附上双方之间合同、对账明细，便于对方核实并作出付款回应。 风险提示：催收函可以起到中断诉讼时效的作用。一般我国民事诉讼中规定3年的诉讼时效，但当事人主张自己的权利则可以中断该时效，重新计算3年时间，寄催收函亦是主张权利的方式之一，因而可以中断时效，从而延长诉讼时间。
催款函是卖方在规定期限内未收到货款，提醒或催促买方付款的函件。 写此类催款函要求文字简练、意思清楚；同时要求语气诚恳、体贴，彬彬有理。不可轻易怀疑对方故意拖欠不付，以免伤害对方感情，不利于达到索款的目的，或妨碍以后的业务。 截至x年 x月 x日，我公司帐面尚有贵公司欠款xx元（大写人民币xx元整）。按照与贵公司的有关合同和协议的约定，贵公司应当在x年 x月 x日之前支付上述款项，但我公司至今仍未受到该笔款项。因此，特请贵公司能够在近期内及时向我公司支付上述款项。 xxx公司（印章） x年 x月 x日
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