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谈判小组、询价小组在对响应文件的有效性、完整性和响应程度进行审查时，可以要求供应商对响应文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容等作出必要的澄清、说明或者更正。供应商的澄清、说明或者更正不得超出响应文件的范围或者改变响应文件的实质性内容。谈判小组、询价小组要求供应商澄清、说明或者更正响应文件应当以书面形式作出。供应商的澄清、说明或者更正应当由法定代表人或其授权代表签字或者加盖公章。由授权代表签字的，应当附法定代表人授权书。供应商为自然人的，应当由本人签字并附身份证明。
采购人、采购代理机构应当妥善保管每项采购活动的采购文件。采购文件包括采购活动记录、采购预算、谈判文件、询价通知书、响应文件、推荐供应商的意见、评审报告、成交供应商确定文件、单一来源采购协商情况记录、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定以及其他有关文件、资料。采购文件可以电子档案方式保存。采购活动记录至少应当包括下列内容：(一)采购项目类别、名称;(二)采购项目预算、资金构成和合同价格;(三)采购方式，采用该方式的原因及相关说明材料;(四)选择参加采购活动的供应商的方式及原因;(五)评定成交的标准及确定成交供应商的原因;(六)终止采购活动的，终止的原因。
竞争性谈判小组或者询价小组在采购活动过程中应当履行下列职责：(一)确认或者制定谈判文件、询价通知书;(二)从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商参加谈判或者询价;(三)审查供应商的响应文件并作出评价;(四)要求供应商解释或者澄清其响应文件;(五)编写评审报告;(六)告知采购人、采购代理机构在评审过程中发现的供应商的违法违规行为。
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