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普通记录是记载承运人向托运人或收货人提供证明事项的记录,但不涉及承托运之间的责任。遇有下列情况之一时,编制普通运录:一、托运人自理装船,并按舱封或装载现状与承运人进行交接,以及其它封舱(箱)运输的货物,发生非承运人责任的灭失、短少、变质、污染、损坏和内容不符;二、托运人随附在货物运单上的单证丢失;三、托运人派人押运和甲板货物发生非承运人责任所造成的损失;四、承运人提供的船舶水尺计量数;五、货物包装经过加固整理;六、收货人要求证明与货物数量、质量无关而承运人又能证明的其他情况。普通记录编制的份数根据需要确定。
在货物运输装卸过程中发生或发现事故时,应编制记录。编制记录要严肃认真、正确、客观地反映真实情况,以便作为处理事故、查询货物、总结经验教训、改进货运质量工作的重要依据。记录共分三种: 1.货运记录; 2.港航记录(附表九); 3.普通记录。
港航记录是港、航企业之间记载事故原始情况的记录,对收货人、托运人不发生效力,不向托运人和收货人提供。港航在进行货物交接当时发生或发现货损货差等事故以及按规定须应编制记录证明的,港口应会同船舶编制港航记录。任何一方要求编制记录,对方不得拒编,意见有分歧可在记录上批注,如一方坚持拒编拒批,对方可实事求是地编制“港航备忘录”(附表十),据实证明实际情况,递交对方上级或转有关部门。港航记录编制一式五份:进口:编制单位留存一份,交船舶一份,转港口主管货商部门三份(其中一份寄起运港、一份寄船公司);出口:编制单位留存一份,交船舶两份(其中一份带交到达港),转港口主管货商部门二份(其中一份转船)。
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