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1、标题与编号 标题一般写作“催款通知单”或“催收、清理联系单”。为便于查考，有的标题下面还注明编号。 2、受文对象 即写明欠款单位或个人的名称。如“×××公司财务处’’、“××先生/女士”。欠款单位或个人名称要顶格书写，其下用冒号。 3、催款内容 这是催款函的主体部分，一般要写清双方发生往来的原因、日期、发票编号、欠款数额等内容，并重新确定一个付款期限，提出还款要求以及再次逾期不归还欠款所采取的处罚措施等。为了联系方便和实际需要，有时还要写明双方的账号、催款单位的地址、电话及经办人的姓名。 4、署名和日期 催款单位落款一定要写明自己的名称和发文日期。名称写在上一行，日期写在名称下一行。
催款函，顾名思义，就是借款人逾期没有还款，出借人向借款人发出的，催促借款人还款的文件，他的作用包括提醒对方还款，了解逾期原因，以及作为对方欠款的证据，另外还能起到中断诉讼时效的作用。催款函应简单交代欠款形成的过程，明确欠款方名称、欠款事项、欠款时间、欠款原因、欠款金额等内容，并且要求催款方按照催款函中指定的方式进行还款以及还款等最后期限。另外，催款函当中最好附上签收条款，要求对方签收后将送达凭证寄回，保留好快递投递递单，打印投递记录，作为证明已经催收的证据。
你可以根据客户的业务重要性、信用状况、应收款项的帐岭等情况，综合考虑催款函中的措辞。对于一些重要客户、或者信用状况相对较好、或者应收款项帐龄相对较短的，措辞可以平缓一些。对于信用差的、帐龄长的欠款，可以使用一些措辞较为激烈的用语。 工程催款函参考范本 致：_______（报告接收单位A），尊敬的______（发包人代表）先生/女士 ________（报告接收单位B），尊敬的______（总监理工程师）先生/女士 根据___________________（发包人全称）与我方签订的合同约定，发包人应于______年___月___日（发包人确认计量结果后第14天）前向我单位支付第___期（或_____年____月份）的工程进度款人民币_________元整，但我方至今尚未收到该工程进度款，也未就进度款支付事宜与我方一起协商；或： 我方已于______年___月___日递交了（发文编号为：__________）的第___期（或_____年____月份）《已完工程量计量报告》及其资料。但至今我方尚未收到发包人关于对该报告批准或确认的书面文件，也没有收到发包人有关对该报告提出意见的有关书面文件，也未就价款支付事宜与我方一起协商。 根据双方合同第25.2条之内容“工程师收到承包人报告后7天内未进行计量，从第8天起，承包人报告中开列的工程量即视为被确认，作为工程价款支付的依据”、第26.1条“在确认计量结果后14天内，发包人应向承包人支付工程款（进度款）”及第26.4条“发包人不按合同约定支付工程款（进度款），双方又未达成延期付款协议，导致施工无法进行，承包人可停止施工，由发包人承担违约责任”的约定，从即日起发包人应依据合同专用条款第35条的约定须承担__________元/天的违约责任，我方保留停止施工的权利。 根据约定及上述相关报告中的内容，提请你们敦促相关业务人员，按合同约定尽快支付工程进度款。 特此函告。 附：编号为_______的《已完工程量计量报告》一份。 项目经理：__________（签字） ___________项目部（章） ____年___月___日
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